As ferramentas digitais não apenas se tornaram essenciais e onipresentes, mas também nos oferecem um enorme potencial de eficiência pessoal e coletiva. Desde que os utilizemos com discernimento a serviço das nossas prioridades. Além dos modismos, quais são as ferramentas que podem nos ajudar a ser mais eficientes no dia a dia? Como evitar ser invadido por digitalização excessiva? Talvez uma passagens aéreas em promoção relâmpago também pode te ajudar.
Decorrente de “estímulos procrastinadores”
Entre e-mails, notificações de nossos aplicativos ou redes sociais e os milhões de tópicos a explorar quando fazemos qualquer pesquisa na Internet, focar em um objetivo específico torna-se um tour de force.
Para limitar as interrupções e manter o foco nas nossas prioridades, vamos começar por recuperar o controle da nossa caixa de correio graças ao método CAP – e em particular ao primeiro C, “Escolha o seu ritmo”. Vamos alternar períodos de concentração longos o suficiente para avançar nas nossas prioridades (45 minutos a 1h30) e nas sequências onde consultamos os nossos emails.
Da mesma forma, vamos travar nosso smartphone no modo avião para proteger nossa concentração … O que às vezes é mais fácil falar do que fazer! Enquanto o assunto que temos de trabalhar for difícil, se não soubermos que caminho seguir, é grande a tentação de nos darmos “outro microdazo” antes de começar. É assim que corremos o risco de cair aos poucos no vício digital .
Felizmente, algumas ferramentas digitais podem nos ajudar a lutar contra o abuso de seus colegas:
- Nanny e Productivity Owl são plug-ins que permitem configurar horários definidos para sites selecionados. Passado o tempo, é impossível estender a experiência! Teremos que esperar até o dia seguinte para mergulhar de volta nas delícias do Facebook ou de outro Twitter.
- ShutApp luta contra o mal com o mal. Este aplicativo nos parabeniza cada vez que alcançamos o desafio de tempo de concentração que estabelecemos para nós mesmos. Uma boa maneira de desenvolver nossa capacidade de concentração!
As melhores ferramentas digitais para gerenciar nossas prioridades
As lojas estão cheias de aplicativos de lista de tarefas. Todos eles nos prometem gerir facilmente as nossas prioridades, graças a várias funcionalidades: classificação das tarefas por ordem de prioridade, marcação das tarefas prioritárias, etc. Mas o que é uma tarefa prioritária? Quais são urgentes ou quais são importantes? Esses aplicativos nem sempre diferenciam.
Mais seriamente, a maioria das listas de tarefas não permite que você indique a duração de cada tarefa. Uma linha é igual a uma linha. Podemos ser tentados, então, a sentir que estamos avançando, a começar com as tarefas mais fáceis – que geralmente são as menos importantes.
Para gerenciar nossas prioridades, nada como as boas e velhas ferramentas:
- Vamos começar distinguindo entre urgência e importância com uma matriz de prioridade, como o aplicativo “Matriz de prioridade”. Não se deixe enganar pelos rótulos, podemos configurá-los nas configurações. Por exemplo, a discagem “delegado” pode ser renomeada como “urgente e sem importância”. Nem sempre podemos delegar, mas na maioria das vezes podemos negociar nossa contribuição ou o prazo.
- Por fim, a ferramenta mais essencial para administrar nossas prioridades é a agenda – que obviamente preferiremos eletrônica e compartilhada com nossos colegas. As nossas tarefas transformam-se em compromissos com nós próprios com uma duração e tendo em conta a variação da nossa eficiência ao longo do dia .
- E para preparar precisamente para o dia seguinte, uma lista de tarefas, é claro, mas uma lista de tarefas inteligente que leva em conta acima de todas as nossas prioridades, a duração de cada tarefa, mas também o imprevisto e o tempo de trabalho real que queremos dedicar até os nossos dias.
As ferramentas para dominar para se beneficiar do teletrabalho
Se há algo que a revolução digital tornou possível, é a extraordinária facilidade que agora temos de poder trabalhar remotamente. Com exceção das organizações em que a proteção de dados é um grande problema, podemos acessar a maioria dos dados de que precisamos por meio do teclado do computador.
O mais complicado, então, é ajustar o ritmo da alternância entre os momentos de concentração pessoal e as reuniões necessárias para a eficiência coletiva. No entanto, acontece que uma única pequena reunião atrapalha a eficácia de meio dia inteiro de concentração.
As ferramentas de reunião remota (Skype ou Lync, por exemplo) nos permitem estar disponíveis sem abrir mão da tranquilidade antes e depois da reunião. Para atingir a meta de reunião com mais eficiência, os recursos de compartilhamento de tela são a maneira mais fácil e rápida de trabalhar juntos em uma entrega para produzir.
Ferramentas colaborativas para facilitar o trabalho em equipe
As ferramentas colaborativas, por outro lado, permitem que você trabalhe em modo assíncrono em um documento compartilhado. As vantagens são múltiplas: menos emails enviados com arquivos pesados que saturam as caixas de correio. Não há mais erros de versão do documento: há apenas uma versão disponível.
Aqui está uma seleção de acordo com os usos:
- OneDrive e GoogleDrive permitem que você carregue qualquer tipo de documento para trabalhar juntos. Com o GoogleDrive, você pode até trabalhar com várias pessoas ao mesmo tempo em uma planilha do Excel, por exemplo.
- Para a criatividade ou a coleta de informações compartilhadas, as paredes digitais como o Padlet ou ferramentas de mapas mentais colaborativos como o Mindmeister são perfeitamente adequadas.
- Finalmente, o Trello (agora copiado por outros) é uma ferramenta muito prática para conduzir projetos, atribuir tarefas na equipe, tornar o progresso visível e armazenar documentos do projeto.
