Quer você queira abrir uma empresa completamente nova ou abrir seu próprio negócio como um franqueado: você tem que lidar com um grande número de tópicos. Nenhum esforço é fácil. Principalmente quando você se atreve a fazer isso pela primeira vez. Um obstáculo que o Estado alemão reserva para todos os tipos de start-ups, mas que muitos inicialmente subestimam, é a contabilidade.
Por que um consultor tributário é aconselhável, mas não pode ser um hedge
O fator de custo da contabilidade, em particular, é frequentemente subestimado pelos novos franqueados. Aqui, um empresário precisa adquirir ele mesmo imensos conhecimentos ou investir grandes somas de dinheiro em consultores fiscais e especialistas que possam ajudá-lo. A abordagem do “aprender fazendo” é tudo menos recomendável quando se trata de planejamento financeiro para empresas, uma vez que penalidades altas podem surgir rapidamente aqui se, como diretor administrativo, você violar seu dever de cuidado. Mas o cuidado é aconselhável mesmo com o consultor tributário: o consultor tributário não responde pelo cliente se houver irregularidades na escrituração. Portanto, você deve pelo menos lidar com os princípios dos diferentes tipos de contabilidade e saber quais dizem respeito a você. Especialmente aqueles os componentes individuais da contabilidade por partidas dobradas costumam ser tópicos complicados para iniciantes, para os quais é necessário tempo para se familiarizar. Um bom lugar para começar é criar uma demonstração de resultados sem erros.
O que é uma demonstração de resultados?
Uma demonstração de resultados compara o capital inicial e final. É particularmente popular com a contabilidade simples e tem uma estrutura relativamente simples. Simplificando, olhamos para o nível de patrimônio de uma empresa no início e no final do ano. Se o capital aumentou, é necessário contabilizar lucros e provavelmente também pagar impostos. Se o capital caiu, você deve reportar as perdas. As fontes exatas do sucesso (positivo ou negativo) não podem ser vistas em uma demonstração de resultados.
O que é uma demonstração de resultados?
A demonstração de resultados, ou P&L para abreviar, é uma forma muito mais detalhada de calcular lucros ou perdas corporativas. Faz parte das demonstrações financeiras anuais de uma empresa e, além do balanço patrimonial, é uma obrigação legal para a maioria das empresas . Para, pelo menos, empresas basta enviar a declaração de rendimentos à repartição de finanças. A declaração de lucros e perdas fornece informações precisas sobre a origem de certos lucros e perdas e mostra no final se você gerou ganhos positivos ou negativos em geral. A demonstração do resultado é obrigatória para todas as empresas que usam a contabilidade por partidas dobradas. Consequentemente, a demonstração do resultado também está na forma de escrituração de partidas dobradas, ou seja, em débito e crédito. Como resultado, também existem regulamentações mais rígidas que afetam seu desenho preciso do que no caso da demonstração de resultados. Tanto a demonstração de resultados deve ser preparada na forma de contas ou de forma graduada.
Existem outros princípios básicos a serem considerados?
Sim, existem. Independentemente de você estar preparando uma demonstração de resultados simples ou fazendo a contabilidade por partidas dobradas. Em ambos os casos, o GoBD deve ser cumprido mesmo após uma preparação correta e bem-sucedida de um balanço ou fatura . Esses “princípios para a gestão adequada e armazenamento de livros, registros e documentos em formato eletrônico, bem como para o acesso a dados” afetam empresas de todos os portes, sem exceção e especificam quais documentos devem ser mantidos, de que forma e por quanto tempo. Uma empresa deve ser capaz de provar que qualquer tipo de documento que seja relevante para impostos, de alguma forma,
- Completamente
- inviolável
- sempre disponivel
- legível por máquina
- a duração do período de retenção e
- em formato digital
seja salvo. Esses são requisitos que um programa normal de processamento de dados dificilmente pode garantir. Por exemplo, a proteção contra gravação de um arquivo PDF não é suficiente para que a administração fiscal o classifique como à prova de falsificação. Além disso, simplesmente salvar no formato PDF torna difícil para uma empresa provar que nenhum arquivo individual foi excluído. Mesmo imprimir e arquivar todos os documentos não é uma solução, porque o GoBD exige que todos os documentos sejam armazenados em formato digital e possam ser lidos por máquina. Cada empresa deve, portanto, tomar precauções e criar uma infraestrutura digital adequada para evitar as consequências do não cumprimento do GoBD. As consequências dependem do tipo,
- Pagamentos de reembolso de impostos
- Juros de pagamento atrasados
- Estimativas de vendas e lucro
- Reportar ao departamento criminal e multas da repartição de finanças
Além disso, em casos particularmente sérios ou atrevidos, a administração é acusada de violar o dever de cuidado. Isso pode levar os diretores executivos a serem pessoalmente responsabilizados, o que pode até ter consequências criminais contra eles.
Quem ou o que pode ajudar na contabilidade?
Para muitos aspirantes a franqueados e fundadores de empresas, a contabilidade é um desafio novo e desconhecido. Uma vez que muito poucos fundadores concluem um estágio de especialista em impostos no decorrer de suas vidas e ainda gerenciam uma empresa de sucesso, é necessário que haja soluções. Certamente existem recursos que podem ser usados para facilitar a entrada e o domínio da contabilidade. Em primeiro lugar, os sistemas de software de contabilidade modernos devem ser mencionados aqui. Vários fornecedores conhecidos fornecem soluções digitais personalizadas para o mercado alemão ou europeu que os recém-chegados também podem usar. Na maioria das vezes, este software não só tem explicações prontas, mas também especifica com precisão os campos nos quais certos valores devem ser inseridos. Alguns fornecedores maiores até trabalham com consultores fiscais e a repartição de finanças. Eles não apenas permitem que seu próprio consultor fiscal monitore e complemente os dados inseridos em tempo real, mas a declaração de impostos também pode ser facilmente transmitida eletronicamente para a repartição de finanças. A propósito, as soluções multifuncionais garantem que todos os dados sejam armazenados de maneira compatível com GoBD.
Contabilidade correta nas operações de franquia graças ao software adequado
Muitas pessoas desejam abrir sua própria empresa. No entanto, muitas vezes faltam ideias ou conceitos próprios que podem levar a um sucesso promissor. Os franqueadores fornecem a esses fundadores as ferramentas certas. Eles permitem que as pessoas dêem o passo para a independência e lhes dão a segurança de um conceito bem desenvolvido. Como agora existem muitos modelos de negócios diferentes em franquia, cada um pode encontrar sua própria divisão.
Mas essa ajuda por si só não é suficiente para um começo bem-sucedido. Os empreendedores precisam estar cientes de que um trabalho autônomo que funcione bem consiste em mais do que uma boa ideia. Isso inclui, por exemplo, a contabilidade correta . O artigo a seguir mostra como as partes interessadas podem otimizar isso e quais pré-requisitos estão associados a ele.
Por que a contabilidade é importante?
A contabilidade é o registro de todas as entradas e saídas. Isso não só dá ao autônomo uma visão geral necessária, mas é exigido por lei . Com base nesses números, os empreendedores podem gerenciar e controlar perfeitamente suas operações. Além disso, os lucros ou perdas são a base de cálculo do imposto. Se você fornecer informações falsas, seja consciente ou inconscientemente, você enfrentará penalidades severas.
Mas essas não são as únicas razões a favor de uma contabilidade adequada. Desta forma, os responsáveis podem ver todas as entradas e despesas importantes com base na contabilidade adequada e podem usar os números existentes como base para futuras decisões da empresa . Quais produtos ou serviços tiveram um desempenho particularmente bom ou quais receitas precisam ser otimizadas?
Escrituração
Mesmo que os franqueados estão sob o guarda-chuva do franqueador, eles têm que cuidar da contabilidade si . Se for GmbH ou UG , esta forma jurídica exige dupla contabilidade , à qual você está legalmente obrigado. Este direito somente caduca se um dos seguintes pontos se aplicar:
- Você é um freelancer (geralmente profissões criativas)
- Não há entrada no registro comercial
- O seu volume de negócios anual é inferior a 600.000 euros e o seu lucro é inferior a 60.000 euros
No caso da escrituração por partidas dobradas, o autônomo deve manter duas contas, que se dividem em receitas e despesas . Nesta base, o saldo final é levantado no final do ano. A contabilidade por partidas dobradas também é um pouco mais exigente do que a simples.
Como posso garantir a contabilidade correta?
Existem algumas opções que garantirão a contabilidade correta. Independentemente disso, é essencial aprender as noções básicas de contabilidade por conta própria . Quer através da aprendizagem independente, quer com base na oferta de seminários ou cursos de formação. Mesmo os pequenos componentes são importantes e formam a base para o conhecimento especializado . Mesmo que algo pareça natural à primeira vista ou mesmo pareça sem importância. Caso a contabilidade ainda seja feita à mão, não se pode usar lápis, por exemplo.
Como melhor alternativa, o empreendedor adquire conhecimentos básicos e conta com uma ajuda complementar , que garante que tudo corra bem. Tanto um consultor tributário quanto um software especial são perfeitos para essa opção. Ambos são investimentos valiosos que podem ajudar seu próprio negócio.
Qual software é o melhor para os franqueados?
Esta pergunta não é tão fácil de responder. Existem diferentes programas, bem como vários fornecedores no mercado hoje em dia. Diferentes sistemas estão disponíveis dependendo da indústria, conceito e tamanho. Por exemplo, programas gratuitos são adequados para teste . Embora tenham funções limitadas, eles podem oferecer às partes interessadas uma visão de como esses programas apoiam a vida profissional.
Software de contabilidade ou sistema ERP?
Tanto a contabilidade quanto o software ERP são ideais para a contabilidade. Ambos os programas tornam a entrada muito mais fácil . Eles ajudam com várias faturas e extratos. A operação simples é essencial aqui, de modo que mesmo usuários sem muito conhecimento prévio possam entender tudo com facilidade.
Em sua forma mais simples, um sistema ERP contém um software de contabilidade simples. No entanto, a abreviatura significa Enterprise Resource Planning, o que já deixa claro que este programa pode planejar, controlar e gerenciar todas as tarefas corporativas .
Além disso, os usuários têm a opção de adicionar gradualmente mais funções . Isso é especialmente útil quando os empreendedores sabem que ainda precisam de software adicional. Isso inclui, por exemplo, componentes como uma loja online , gerenciamento de produção ou logística . Dessa forma, os diretores executivos sempre sabem quais produtos estão disponíveis e o que eles precisam fazer um novo pedido. Ao mesmo tempo, essas informações também ficam disponíveis para o sistema de escrituração, que salva um lançamento à parte.
Claro, os usuários podem instalar software individual para cada área. No entanto, o ERP oferece uma série de vantagens com uma interface uniforme e extensa rede. Os departamentos individuais são sincronizados automaticamente , o que significa que os erros de transmissão são excluídos e o tempo de trabalho é economizado.
Os franqueados que são um pouco mais cautelosos e desejam economizar nessa compra, optam por um software de contabilidade. Se, por outro lado, você tem o objetivo de expandir ainda mais sua operação de franquia, é aconselhável optar por um sistema ERP imediatamente.
Nuvem ou software de instalação
Nesse ínterim, existem programas não apenas como hardware que são instalados estacionários em seus próprios computadores. Este software de instalação basicamente tem apenas a vantagem de não necessitar de uma ligação à Internet.
Os chamados sistemas de nuvem são um pouco mais jovens, mas têm algumas vantagens:
- Sem hardware próprio, instalação via download
- Acesso possível a qualquer hora e em qualquer lugar do laptop / smartphone etc.
- Uso compartilhado de diferentes locais
- Atualizações independentes e regulares do provedor
- Transmissão automática para o volante
Ao visitar feiras de negócios ou viagens de empresa, os usuários podem sempre ter uma visão geral de todos os processos internos da empresa. Novas leis, como a redução do IVA durante a pandemia da corona, atualizam o software automaticamente e ajustam os números no prazo. Todas as áreas estão em rede umas com as outras ao mesmo tempo . Isso dá a cada funcionário a transparência e acessibilidade necessárias.
Conclusão
A contabilidade correta é essencial para todos os negócios. O autônomo deve, portanto, dominar o básico e obter suporte adicional, se necessário . O software de computador é uma solução barata que deixa o controle total na empresa. Ao mesmo tempo, facilita muito o trabalho, especialmente uma solução em nuvem. Para um modelo de negócios de sucesso na era da digitalização , os empreendedores podem se beneficiar de tais programas.
