Os fundadores, em particular, costumam fazer eles próprios um grande número de tarefas. Por um lado, porque na fase de arranque pode não haver pessoal suficiente disponível. Freqüentemente, há também uma questão de custo por trás disso. Quando se trata de contabilidade, o mercado agora oferece uma ampla gama de softwares. Isso promete a seus usuários um manuseio descomplicado e rápido da contabilidade. Como o programa conduz através de etapas individuais, ele deve permitir que até mesmo os iniciantes lidem com as tarefas de contabilidade de forma independente. Isso economiza o custo de um consultor fiscal ou de um contador externo. Ao mesmo tempo, isso significa: Você deve investir tempo na preparação da contabilidade e estar familiarizado com certos princípios jurídicos. Então, o que deve ser feito? Faça você mesmo a contabilidade ou terceirize-a?
Faça sua própria contabilidade: você deve considerar que
Basicamente, o seguinte se aplica aos fundadores: Se você pode fazer uma tarefa sozinho, deve fazê-lo para economizar custos adicionais. No entanto, o pré-requisito é que você tenha a profissão e o tempo necessários. Isso é especialmente verdadeiro para a contabilidade. Isso requer o know-how necessário para poder criá-los corretamente e de acordo com a lei. Em resumo, fazer você mesmo tem as seguintes vantagens :
- Você economiza dinheiro para consultores fiscais e / ou contadores.
- Você aprende conceitos básicos importantes sobre impostos e finanças. Mesmo que a empresa cresça e você terceirize a contabilidade posteriormente, você tem conhecimento em legislação tributária e matemática financeira. Você pode entender facilmente os dados do consultor tributário e parecer confiante como um empresário.
- Você desenvolve um sentimento de receitas e despesas e das reservas que normalmente precisa acumular. Você sempre tem uma visão completa de todos os números da empresa. Qualquer flutuação pode ser respondida rapidamente e em tempo hábil. Os empreendedores sabem quando economizar e quando investir e quanto.
As vantagens mencionadas são compensadas pelas seguintes desvantagens :
- Há um gasto adicional de tempo.
- Dependendo do tipo de empresa, as empresas são obrigadas a ter uma conta de superávit de receita (EÜR) ou a escrituração de partidas dobradas. Se, por exemplo, um consultor fiscal é necessário para as demonstrações financeiras anuais, isso resulta em uma quantidade considerável de trabalho adicional do que se ele / ela inserisse os dados continuamente durante o ano.
- Cuidado: Se você não está familiarizado com os princípios legais necessários, você definitivamente deve ler sobre isso ou obter ajuda profissional. Porque: Uma informação incorreta ou ausente na contabilidade pode resultar em penalidades na forma de, às vezes, pagamentos atrasados.
Quais ferramentas podem ajudar?
Os programas especiais também permitem que os iniciantes façam a contabilidade eles mesmos de uma maneira descomplicada e em conformidade com a lei. Por que o software deve ajudar na contabilidade?
O programa o orienta de forma confiável pelas etapas individuais necessárias, por exemplo, para criar faturas ou ofertas ou para fazer o cálculo das folhas de pagamento. Entradas incorretas ou ausentes são indicadas por uma mensagem correspondente. Todos os dados geralmente só precisam ser inseridos uma vez. Com base nisso, o EÜR é então criado automaticamente pelo programa, por exemplo. Isso realiza atualizações automáticas regularmente. Por isso, está sempre atualizado com a situação jurídica em vigor e é garantido que a escrituração está legalmente conforme no final do dia.
É bom saber: Existem programas de software especialmente concebidos para determinados setores da empresa ou direccionados para uma determinada dimensão de empresa. Portanto, você deve se informar bem antes de comprar e usar as opções das versões de teste para encontrar o software individualmente adequado para a inicialização.
Diferentes fornecedores disponibilizam online o chamado freeware . Em comparação com pacotes completos, geralmente tem um escopo menor de serviços. No entanto, pode ser uma alternativa real, especialmente para fundadores. Ele oferece funções padrão, como reserva simples, gerenciamento de recibos ou criação do EÜR e é gratuito ou pelo menos mais barato. Exemplos:
- FIBU grátis
- contabilidade zero
- escritório
Terceirizar a contabilidade: isso deve ser considerado
A contabilidade também pode ser feita sem controle. Você não precisa necessariamente passar sem o efeito de aprendizagem crucial completamente. Isso pode ser alcançado, por exemplo, combinando as duas variantes: Os empreendedores preparam eles próprios as demonstrações financeiras mensais e ficam de olho em seus processos de negócios. O consultor fiscal então tem menos trabalho a fazer, o que significa que os custos desse serviço são geralmente mais baixos. Também neste caso, os empresários podem usar os programas acima mencionados para ajudar. Eles têm interfaces ELSTER e DATEV. Eles permitem uma troca perfeita de dados com o consultor tributário e, portanto, uma cooperação ideal.
Os benefícios neste caso são óbvios:
- Se você terceirizar a contabilidade, você economiza tempo e tem menos trabalho.
- O consultor tributário é um especialista em sua área. Com ele, você pode ter a certeza de uma contabilidade legalmente compatível.
- Ao apoiar o consultor tributário, por exemplo, na forma de demonstrativos financeiros mensais, você economiza dinheiro e fica de olho nos números da empresa.
Por outro lado, as seguintes desvantagens devem ser consideradas ao terceirizar a contabilidade :
- Ao contratar um consultor tributário, custos adicionais são incorridos.
- Você tem que passar os dados da empresa para terceiros.
- Se você precisar consultar algo rapidamente ou alterar uma fatura, os documentos podem não estar disponíveis porque estão com o consultor fiscal.
- Qualquer pessoa que opte por um escritório de contabilidade deve considerar o seguinte: Neste caso, por exemplo, um consultor fiscal também é obrigado a preparar as demonstrações financeiras anuais. O escritório de contabilidade pode assumir a contabilidade. No entanto, de acordo com a Seção 5 da Lei de Consultoria Tributária (StBerG), ela não tem o direito de preparar as demonstrações financeiras anuais. Isso teria que ser verificado por um auditor.
Contabilidade no sistema de franquia – padronizada ou própria?
Todos os dias, os consumidores passam por lojas nos centros das cidades que podem ser encontradas em muitas outras cidades com o mesmo logotipo e móveis. O setor de negócios de franquia agora emprega mais de 700.000 só na Alemanha. Esses números são baseados em informações do grupo de interesse central na Alemanha, a Associação Alemã de Franquias. Em 2017, as empresas geraram vendas totais de mais de 112 bilhões de euros. Um desenvolvimento impressionante quando se considera a história do sistema de franquia. Originária dos EUA, a franquia só se consolidou no varejo nas últimas décadas. Para além dos retalhistas, é o sistema de catering em particular que depende da franquia.
Há uma ideia simples por trás disso: os proprietários de uma marca, produto ou serviço permitem que os empreendedores – mediante o pagamento de uma licença – vendam. A vantagem para o franqueado: ele pode se beneficiar com o reconhecimento de uma marca e geralmente tem que investir muito menos esforço em vendas e marketing. Para o franqueador, a vantagem está nas taxas de licenciamento incorridas e na possibilidade de expansão em várias regiões sem ter que operar as próprias lojas. Mas a franquia também é um desafio. Por um lado, os contratos podem se tornar uma pedra de tropeço. Por outro lado, há a questão de quem é realmente o responsável pelos números?
Franquia: Funcionário ou Empreendedor?
Franquia às vezes é mal compreendida por leigos. À primeira vista, parece que o franqueado está administrando apenas a filial de uma rede de varejo ou um restaurante do sistema de catering. A ideia é que o franqueado seja, em última instância, um funcionário da “matriz”.
No entanto, essa visão está errada. Franqueados e franqueadores não mantêm uma relação patrão-empregado. Em vez disso, o franqueado usa o know-how do outro lado e sua marca para abrir sua própria empresa. Portanto, o franqueado sempre acaba cumprindo certas obrigações.
Isso inclui:
- Gestão de Recursos Humanos
- Gestão de Recursos Humanos
- Aquisição de clientes
- Cumprimento das disposições contratuais.
E, claro, o franqueado também tem regulamentos legais – por exemplo, para
- Proteção à Maternidade,
- Lei do Horário de Trabalho,
- Regulamentos de higiene
a ser observado. Um ponto muito importante diz respeito à contabilidade. Como empresário independente, o franqueado deve assumir essa parte. Mas: Alguns sistemas de franquia oferecem a opção de ter tudo tratado centralmente. A questão permanece, é claro, se os franqueados devem olhar tão profundamente em seus cartões?
Vantagens da sua própria contabilidade
Fazer você mesmo a contabilidade em um sistema de franquia, é claro, significa antes de mais nada controle. Ao contrário dos sistemas que funcionam com arquivo digital de documentos e onde estes são processados por uma consultoria tributária credenciada, no final só saem da empresa números, ou seja, a contabilidade do franqueado, que foi aprovada pelo franqueado.
Mais controle por meio da contabilidade independente também pode ser interpretado de forma diferente. Os regulamentos de escrituração contábil e declaração de impostos – por exemplo, ao abrigo da Lei do imposto de renda ou da Lei do imposto sobre o valor agregado (UStG) – permitem margem de manobra em vários lugares. Isso diz respeito, por exemplo, ao tratamento de algumas despesas comerciais. Se a contabilidade, incluindo o lançamento de impostos, for realizada de forma independente, existe um certo grau de flexibilidade, por exemplo, através da utilização de software próprio ou similar.
E há outro benefício. Aqueles que assumem a contabilidade no sistema de franquia podem, em última análise, economizar custos. E, claro, os franqueados têm uma visão geral completamente diferente aqui. Isso também se aplica, por exemplo , à área de gerenciamento de estoque . Mas: lidar com questões de contabilidade financeira, além dos negócios do dia-a-dia, também pode ter desvantagens.
Desvantagens da própria contabilidade na franquia
Uma séria desvantagem de sua própria contabilidade na franquia é a quantidade de trabalho. Para o franqueador, é importante posicionar bem a sua própria marca no mercado. O franqueador está interessado no sucesso econômico – também no fato de que os franqueados estão se saindo bem economicamente. E é melhor deixar isso de lado
- avaliações mensais,
- um BWA semestral e
- Contas anuais
ler. Em outras palavras: o controle e a geração de relatórios fazem parte do sistema de franquia. Para implementar isso, o franqueador deve receber números. Na prática, as receitas são enviadas e recebidas, avaliadas pelo franqueador.
Neste ponto, a integração do franqueado individual em um sistema existente definitivamente tem vantagens. Nesse ínterim, alguns sistemas foram tão longe que os documentos só precisam ser digitalizados pelo franqueado e processados externamente e todas as avaliações relevantes vão para o endereço correto.
Outra desvantagem é a forma como a contabilidade é feita. Hoje, cada empresário pode acessar diferentes soluções de software . O debate é, no entanto, se as interfaces são sempre compatíveis entre si e se esse esforço sempre vale a pena no final.
Quando qual solução se encaixa?
A contabilidade sempre desempenha um papel nos sistemas de franquia – como em qualquer outra empresa. O objetivo aqui é atender às obrigações contábeis legais. Este último resulta, entre outras coisas, do AO (código tributário) ou do código comercial. Enquanto alguns empreendedores realizam um esforço administrável com uma contabilidade simples, em outros lugares ela tem que ser a – muito mais complexa – contabilidade de partidas dobradas. Se a sua própria contabilidade ou a contabilidade através do franqueador faz sentido, é uma questão que não é fácil de responder. Em última análise, são também as condições do quadro contratual que são decisivas aqui. Dizer: O franqueador planeja ser integrado ao sistema existente (próprio)? Se a contabilidade independente não for fornecida para o franqueado, isso não é necessário.
Conclusão: a contabilidade também deve ser para os franqueados
A franquia se manteve no passado e agora se tornou uma parte integrante da economia. Comumente principalmente no varejo e na gastronomia, os franqueados enfrentam grandes desafios, principalmente no início. A visão de simplesmente ser capaz de sentar no ninho que foi feito simplesmente fica aquém do alvo. Quem lida com o assunto pela primeira vez se surpreende rapidamente com a extensão dos contratos. Uma das funções é ser integrado a um sistema de contabilidade existente. Um fato que nem todo franqueado gosta. No entanto, a contabilidade independente não apresenta apenas vantagens, mas também algumas desvantagens.
Se você mesmo fizer a contabilidade, economiza custos para o consultor tributário. Para fazer isso, no entanto, você precisa ter tempo suficiente e alguns conhecimentos básicos de direito comercial e tributário. Caso contrário, a contabilidade incorreta pode resultar em penalidades significativas. Devido ao efeito de aprendizagem e à economia de custos, pode valer a pena que as empresas iniciantes façam essas tarefas administrativas de forma independente. Em princípio, a contabilidade pode ser terceirizada a qualquer momento.
