E-bikes em rede online como um item de negócios e correspondência enviada por correio, possivelmente com um selo umedecido na língua – de alguma forma, isso não combina. O mundo está se tornando digital , assim como os processos no escritório. Qualquer pessoa que deseje ser efetivamente empreendedora hoje tem que resolver digitalmente tarefas comunicativas e administrativas – por razões de tempo, logísticas e ecológicas, para citar apenas alguns argumentos a favor da digitalização .
Digitalização – mas faça certo
Se a digitalização da palavra da moda é usada na empresa hoje, na maioria dos casos a associação com o escritório sem papel surge como reflexo . Para fazer justiça ao tópico, no entanto, não se deve assumir esse circuito de ponte mental sem reflexão.
Escritório sem papel – esta é uma visão de futuro em que cada pedaço de papel, por menor que seja , é completamente banido dos processos de trabalho. Mas esse modelo de pensamento será tão difícil de implementar em uma base ampla quanto o carro elétrico antes que haja uma bateria que seja totalmente carregada em cinco minutos.
O escritório sem papel só finalmente se estabelecerá quando houver apenas escritórios desse tipo. Enquanto a maioria das empresas depender do papel, pelo menos em algumas áreas , seu próprio escritório sem papel não pode se tornar uma realidade – pelo menos não sem um esforço adicional considerável , o que destrói parcialmente os ganhos em eficácia das medidas de digitalização sensatas.
Um exemplo típico disso é a correspondência . Contanto que os parceiros de negócios, fornecedores e clientes tratem de partes de sua comunicação e contabilidade por correio , faz mais sentido assumir o papel recebido inalterado e arquivá-lo da maneira clássica em arquivos – desde um sistema de arquivamento sensato. Claro, você pode digitalizar a correspondência recebida e salvá-la eletronicamente , mas essa solução gera despesas adicionais consideráveis , tanto em termos de tempo quanto de dinheiro. Não é isso que a digitalização deve alcançar.
O que já pode ser alcançado com a digitalização hoje
Grandes partes dos processos de negócios já podem ser digitalizados produtivamente hoje. Isso significa: Ao mudar para processos digitais , economia de tempo, conservação de recursos e aumento na eficácia são possíveis. Alguns exemplos são apresentados aqui.
A nuvem como um escritório de plano aberto
Cada empresa – mesmo a menor startup em um espaço de coworking – agora pode pagar um escritório de plano aberto. E o melhor: o tamanho independe do espaço alugado no mundo real, sem falar no aluguel. Um escritório virtual aberto para colaboração mundial de equipes de qualquer tamanho e com capacidade de armazenamento de 200 gigabytes custa apenas 2,99 euros por mês com o Google Drive , por exemplo .
O armazenamento em nuvem é quase indispensável para comunicação interna, cotação e vários outros processos de negócios . Além dos grandes provedores como Google Drive, Microsoft OneDrive e Dropbox, também há vários provedores menores, às vezes especializados, com tarifas interessantes. Mas embora normalmente faça sentido não subestimar os pequenos provedores, no caso da digitalização em empresas, recorrer a um dos grandes players entre os provedores de nuvem pode ser a decisão certa .
O uso do Google Drive, por exemplo, oferece duas outras vantagens além dos preços baixos . Por um lado, contém um pacote completo de escritório otimizado para uso cooperativo. Por outro lado, o alto índice de distribuição do Google Drive faz com que muitos parceiros de comunicação também trabalhem com este sistema, o que agiliza e simplifica a troca de informações .
O pacote de escritório no Google Drive é simples, mas fácil e eficaz de usar. Tal como acontece com os outros provedores de nuvem, os direitos de acesso e compartilhamento também podem ser definidos em detalhes aqui – da simples leitura ao trabalho colaborativo em tempo real, em que um participante pode ver o que o outro está escrevendo.
Um destaque no Google Drive – principalmente para empresas que trabalham intensamente com apresentações de vídeo – é o player integrado . Isso não é nada mais e nada menos do que o player original do YouTube que foi anonimizado para uso no Google Drive. Os vídeos carregados ficam disponíveis para visualização e, se desejado, para download em um curto espaço de tempo, assim como no YouTube .
Digitalização: o caminho para o reino digital
Como já mencionado: Digitalizar toda a correspondência em papel não é necessariamente o método mais eficaz de processamento eletrônico de informações. No entanto, em muitos casos, as cópias digitais dos documentos são essenciais, se não necessárias. Isso varia de folhetos de produtos digitais em formato PDF a guias como e- books para download como um alvo de call-to-action para uma campanha publicitária.
Digitalizar documentos em papel não é mais um grande problema. Como regra, a função de digitalização de impressoras multifuncionais é suficiente . Na maioria dos casos, a qualidade e a resolução atendem aos requisitos profissionais, pelo menos para visualização em uma tela de computador ou dispositivo móvel e para impressão na impressora do cliente ou cliente potencial.
A facilidade de uso é importante ao escolher o scanner certo . Mesmo as impressoras multifuncionais de design simples já oferecem a possibilidade de digitalizar documentos diretamente para PDF ou qualquer formato gráfico. Para documentos PDF, a alimentação múltipla deve estar presente, de preferência digitalizando ambos os lados e anexando as páginas de oportunidade do documento PDF para remover e muito mais.
Planejamento digital com calendários online
Organizar compromissos e tarefas online tem vantagens pessoais e voltadas para a equipe . A Microsoft e o Google, em particular, oferecem ambientes de sistema completos nos quais todas as tarefas organizacionais podem ser gerenciadas em vários dispositivos . Por exemplo, o G-Suite do Google permite o uso coordenado do Gmail, Docs e qualquer número de calendários, tudo resumido via Google Drive.
Esses sistemas de ferramentas são impulsionadores indispensáveis da eficácia, especialmente para equipes que não estão vinculadas a um local específico . Muitos modelos de negócios e conceitos corporativos só se tornaram possíveis por meio da evolução digital dos processos de negócios. Mostra: Digitalização e Novo Trabalho são uma unidade lógica.
Banca online: a forma segura de efetuar pagamentos eficazes
Faz pouco sentido processar digitalmente todas as transações comerciais essenciais e, em seguida, fazer uma peregrinação à agência bancária com o comprovante de transferência preenchido manualmente – se ainda houver um por perto. Conduzir assuntos financeiros eletronicamente e online tornou-se a norma para empresas de todos os tamanhos.
Claro, todos os bancos agora oferecem serviços bancários online como um serviço padrão. No entanto, em muitas instituições, as antigas tradições dos bancos convencionais foram simplesmente convertidas em analogias digitais. O resultado: para muitos bancos, os serviços bancários online são desnecessariamente complexos e demorados .
Era apenas uma questão de tempo para que os provedores independentes reconhecessem os sinais e oferecessem serviços bancários que atendessem às demandas do Novo Trabalho. A conta comercial da Penta, por exemplo, pode ser aberta online em cerca de dez minutos, oferece controle total de custos , cartões mestre para todos os funcionários, uma visão geral do pagamento em tempo real e é cem por cento compatível com smartphones.
A correta gestão de documentos em franquia
Montanhas de arquivos com metros de altura, documentos defeituosos ou perdidos – circunstâncias que provavelmente já ocorreram em todas as empresas e que deixam todos os empregadores com calafrios. Não importa se é uma empresa clássica ou um conceito de franquia: se documentos importantes desaparecem, o estado de emergência prevalece em todos os lugares. O arquivamento digital na forma de gerenciamento de documentos agora pode ajudar a minimizar esses erros e garantir o armazenamento seguro dos documentos. Mas para que serve exatamente o gerenciamento de documentos e também faz sentido na franquia? Quais documentos devem ser mantidos e para que servem os sistemas de gerenciamento de documentos?
Para que serve o gerenciamento de documentos?
O gerenciamento de documentos inclui o arquivamento eletrônico ou digital de documentos e registros importantes. Embora antes houvesse pilhas de arquivos e caixas de arquivamento em uma pequena sala de armazenamento no escritório, hoje em dia, graças à tecnologia e digitalização mais recentes, documentos individuais podem ser pesquisados no arquivo digital de forma rápida e eficiente. No passado, essa tarefa era mais como procurar uma agulha em um palheiro, pois havia apenas uma estrutura de arquivamento complicada. Além disso, em um escritório baseado em papel, havia erros repetidos em documentos ou até mesmo a perda de documentos inteiros que não puderam ser rastreados. Todas essas são desvantagens dos métodos tradicionais de armazenamento que não são mais temidas graças ao arquivamento eletrônico. A gestão de documentos serve para Para arquivar documentos com segurança, para acessá-los rapidamente e processá-los com eficiência. Há mais informações sobre gerenciamento de documentos e as propriedades positivas que ele traz para as empresas aqui .
O gerenciamento de documentos faz sentido na franquia?
A digitalização não parou na franquia nos últimos anos. Em muitas empresas, os processos de trabalho foram digitalizados e adaptados aos sistemas de franquia. Mas os funcionários de grandes empresas em particular ainda temem ser substituídos ou trocados por processos digitalizados. Robôs inovadores ou máquinas totalmente automáticas são o medo de todos os funcionários. Mas a digitalização é realmente uma desvantagem para os funcionários ou o medo é completamente infundado? Pelo menos em muitas áreas, a partir de agora, pode-se concluir que a modernização das empresas e de seus processos de trabalho não prejudicou os funcionários, mas sim os aliviou. Com a ajuda da digitalização, todo o trabalho que as pessoas consideram feio será dispensado.
Pelo menos na área de gestão de documentos, pode-se dizer com cem por cento de certeza que essa tarefa foi cumprida. Porque mesmo uma empresa de franquia deve arquivar documentos com segurança, como reservas ou processos de trabalho, e cada empresa de franquia tem ou teve uma coleção de arquivos e caixas de arquivamento. A digitalização não substituiu os funcionários na forma de gerenciamento de documentos, mas sim os aliviou. Afinal, quem gosta de passar horas procurando um documento em uma sala de armazenamento mal organizada quando pode encontrá-lo digitalmente com apenas alguns cliques? O tempo ganho dessa forma pode ser usado com muito mais eficácia em outro lugar. Portanto, pode-se dizer com certeza absoluta que, especialmente na área de gestão documental, não se deve fazer distinção entre empresas tradicionais e franquias. Os documentos estão por toda parte e, portanto, o arquivamento digital é uma vantagem para todos.
Sistemas de gerenciamento de documentos para melhor arquivamento
Hoje em dia, mais e mais empresas estão usando os chamados sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) para seu arquivamento eletrônico. Essas soluções de software combinam todas as especificações e funções de um arquivo eletrônico em um programa e, assim, garantem que documentos importantes sejam armazenados de forma ainda mais rápida, fácil e eficiente. Os DMS estão estruturados de forma a que o arquivo de documentos seja ainda mais claro. Em contraste com as complicadas estruturas de pasta / subpasta, os funcionários podem acessar o documento desejado em um tempo muito curto. O software registra quem trabalhou em um documento em que horas, o que elimina erros pela raiz e reduz enormemente a taxa de erros. Além disso, o administrador tem a opção de atribuir autorizações de acesso. Isso significa que documentos importantes para a gestão só estão acessíveis a eles. No geral, o DMS garante muito mais transparência em uma empresa.
As vantagens do DMS em resumo:
- Criação automática de um banco de dados de conhecimento interno
- Processos de trabalho acelerados e aprimorados
- Conformidade legal
- Plataforma de informação uniforme
- Sistemas de e-mail são aliviados
- Redução de erros
- Menos espaço necessário
- Redução de custos com o crescimento do volume de negócios
- Acesso mais rápido às informações
- Aumento da motivação dos funcionários e melhoria do ambiente de trabalho graças a ajudas técnicas
- Mais ecológico graças a um escritório sem papel
- Opções de controle aprimoradas
- Segurança aprimorada de documentos
- Qualidade melhorada
- Transparência aprimorada
- Melhor atendimento ao cliente
- Alocação de autorizações de acesso
- Eliminação de cópias de distribuição
Armazenamento seguro graças ao gerenciamento de documentos
Também nas empresas de franquia, há um requisito legal de retenção para alguns documentos. Isso está previsto no código tributário e no código comercial, entre outras coisas, e inclui princípios para a gestão adequada e armazenamento de documentos, registros e livros em formato impresso e eletrônico, bem como diretrizes para o acesso aos dados. Conseqüentemente, documentos importantes para apresentação às autoridades fiscais devem ser arquivados de maneira à prova de auditoria por seis ou dez anos em vários escritórios, como a administração fiscal. Esses requisitos se aplicam a arquivos em papel e digitais.
Ao armazenar documentos de maneira à prova de falsificação, é particularmente importante aderir aos dez princípios a seguir:
- Todo o processo de arquivamento, bem como todas as alterações antes e depois do processo de arquivamento, devem ser documentados.
- O período de retenção de seis ou dez anos deve ser observado em qualquer caso.
- Todas as pessoas envolvidas e autorizadas devem ser capazes de compreender a documentação 100 por cento.
- Somente as pessoas que receberam autorização de acesso têm permissão para visualizar os documentos e, se necessário, editá-los.
- Todos os documentos e registros devem ser arquivados de acordo com os regulamentos e devem ser encontrados a qualquer momento.
- Para fins de verificação, é necessário um recibo para as reservas.
- Todo documento arquivado digitalmente deve ter 100 por cento do mesmo conteúdo do original.
- Em caso de alteração técnica, a empresa deve zelar para que todo o processo seja salvaguardado de acordo com as disposições legais.
- Os documentos devem estar protegidos contra perdas e não devem ser perdidos no arquivo digital, nem no processo de armazenamento nem durante o processamento.
- Há uma reivindicação de integridade, ou seja, as informações de conteúdo no arquivo não podem ser omitidas nem alteradas.
O cumprimento desses requisitos de retenção também é verificado em empresas franqueadas por um auditor interno ou externo. O não cumprimento pode resultar em penalidades legais e multas.
Os documentos que devem ser retidos para empresas franqueadas incluem:
- Instruções de trabalho e documentos organizacionais
- Documentos contábeis
- Livros e registros
- Cartas comerciais e correspondência
- Saldo inicial
- Lucros e perdas
- Para inventar
- Contas anuais
- Balanço anual
- Relatórios de situação
- Reproduções das cartas comerciais e comerciais enviadas
Os sistemas de gerenciamento de documentos são projetados para observar estritamente esses requisitos legais, quando usados corretamente. Dessa forma, os erros podem ser minimizados. Os sistemas também ajudam a melhorar o processo de trabalho de todas as empresas (franquias). O sistema não substitui os funcionários, mas dá muito mais suporte e alivia. Desta forma, um melhor ambiente de trabalho pode ser garantido.
Conclusão
A digitalização da empresa pode ser em áreas onde faz sentido para ganhos significativos em eficiência, economia de custos e economia de tempo. Um provedor de nuvem poderoso que fornece todo o escopo de funções de escritório e organização de equipe é de importância central . Quando se trata de banco online, recomendamos provedores inovadores e independentes que levam em consideração as necessidades e requisitos da New Work .
