O propósito de nossa função raramente é responder e-mails. Dito desta forma, parece óbvio. No entanto, gerenciar a abundância de e-mails que chegam em nossa caixa de correio todos os dias às vezes pode ter precedência sobre nossas missões essenciais. Para ser eficaz, é do nosso interesse fazer com que a nossa caixa de correio sinta quem é o comandante a bordo! Um pouco como se treinássemos um cão excessivamente carinhoso e brincalhão que nos impede de trabalhar. Para configurar nossa caixa de correio, vamos usar o método CAP, que é uma sigla dupla e uma ótima ferramenta para permanecer no curso para nossas missões essenciais. Para também, conseguir mais tempo para viajar para a praia de Muro Alto
1. Escolha o nosso ritmo
Não cabe à nossa caixa de correio controlar o ritmo dos nossos dias de trabalho. Quando a chegada de um novo e-mail é anunciada por um alerta sonoro ou visual, como você mantém o foco no assunto importante do momento? A tentação é muito forte, damos uma olhada – é só uma olhadinha! – na mensagem. Ficamos quase desapontados se for spam. E somos perturbados por e-mails com más notícias ou problemas que teremos de resolver quando já não pudermos avançar em nossos arquivos atuais.
O primeiro passo para configurar nossa caixa de correio é escolher as sequências durante as quais processaremos nossos e-mails. O resto do tempo, ele permanece fechado. Uma frequência de duas a três sequências por dia é geralmente suficiente, com, idealmente, uma primeira “sequência CAP” para gerenciar e-mails às 10:30 ou 11:00 da manhã , não antes. Claro que, dependendo do contexto, podemos aumentar esse ritmo, tendo o cuidado de preservar períodos de concentração de cerca de 45 minutos. Afinal, quando estamos em reunião ou encontro, nossos correspondentes aguardam um pouco!
2. Analise o conteúdo da caixa de entrada antes de responder
Acreditamos que economizamos tempo respondendo nossos e-mails à medida que os abrimos. Isso pode ser verdade quando o volume de e-mails é baixo. Mas assim que a quantidade ultrapassar quinze ou vinte e-mails por dia – ou por “sequência CAP” – não é a melhor solução. É preferível ter uma visão geral do trabalho a ser feito para decidir responder de acordo com nossas prioridades.
Além disso, nosso cérebro funciona melhor quando está focado em um objetivo de cada vez. A classificação e o processamento são duas finalidades diferentes. Seremos mais rápidos se separarmos as duas etapas.
Para facilitar o processamento posterior, classificaremos nossos e-mails em três categorias – este é nosso segundo acrônimo:
- Ranking
Cuidado com a bulimia, pode ser muito demorado. Os e-mails a serem mantidos são apenas aqueles que dizem respeito aos nossos arquivos substantivos e contêm informações importantes que não estão disponíveis em outro lugar. Quantos e-mails arquivados nunca são reutilizados?
- Açao
Estes são os emails que implicam diretamente uma ação ou uma resposta da nossa parte. Voltaremos a isso na terceira etapa.
- Cesto de lixo
Não economize! Vamos generosamente jogar fora os e-mails de informação que aprendemos rapidamente durante a classificação. Vamos confiar em nossa memória. De qualquer forma, sejamos realistas, não teremos tempo de voltar a isso.
3. Priorizar nossas ações
Nem todos os e-mails são criados iguais. Alguns são fáceis de lidar – respondê-los leva menos de 2 minutos – outros requerem mais tempo, investigação, reflexão, habilidade. Na fase de classificação, podemos colocar um pequeno sinalizador em emails com mais de 2 minutos – que são na verdade nossos emails mais importantes. Ou, se preferirmos, subdivida o diretório “Ação” em dois subdiretórios distintos: Ação menor que 2 ′ e Ação maior que 2 ′.
- Processamento de e-mails de menos de 2 ′
Esses e-mails não merecem que dediquemos o melhor de nossa energia a eles. Vamos escolher horários fora de pico para respondê-los. Pode ser precisamente agora, durante a nossa “sequência CAP” se o posicionarmos no final da manhã ou no início da tarde, ou mesmo à noite quando a nossa energia diminui.
Eles também não merecem ser gastos mais tempo com eles do que o necessário. Uma boa maneira de nos estimularmos é nos desafiarmos com o tempo! Por exemplo, processe 10 e-mails em menos de 15 minutos!
- Processamento de e-mails com mais de 2 ′
Muitos estão para ser planejados, porque não teremos nem tempo nem energia para lidar com todos eles agora na nossa “sequência CAP”. Podemos reservar um horário específico do dia para os mais urgentes. Distribuiremos os demais em nossa agenda de acordo com sua importância e o prazo solicitado pelo remetente, levando em consideração nossas próprias prioridades. Porque sempre é possível negociar um prazo ou amplitude do trabalho a entregar, enviando ao nosso interlocutor um email inferior a 2 ′ para propor um ajustamento da nossa contribuição.
Para fortalecer a eficácia do método CAP, vamos compartilhar: nossos correspondentes entenderão melhor por que deixamos de responder seus e-mails enquanto eles vão. Eles respeitarão melhor nossas fases de concentração. É um grande presente para nós e para eles!
