Gerenciamento de tempo: a arte de organizar suas reuniões com inteligência

Para alguns de nós, as datas podem ser uma grande parte da programação. Portanto, sua organização torna-se uma tarefa por si só, o que pode ter um impacto significativo em nossa eficiência. Encontre um nicho comum que leve em conta os prazos a serem cumpridos, equilibre a agenda entre compromissos e tarefas substantivas estratégicas, integre emergências … Como podemos gerenciar esses compromissos para otimizar nossa eficiência sem dedicar horas a eles?

1. Crie regras simples e eficazes

O desafio aqui é economizar tempo tanto no agendamento de consultas, quanto em termos de eficiência pessoal na realização de nossas tarefas prioritárias. Por isso, temos interesse em ser proativos e propor a data e hora que nos convém. E, portanto, ter uma ideia clara do que é mais eficaz para nós.

5 regras para gerenciar reuniões em nosso negócio principal:

• Regra n ° 1: mesmo quando o dia for livre, ofereça reuniões na seguinte ordem: 14h, 15h, 11h30 Porque somos mais eficientes pela manhã para trabalhar sozinhos em nossas tarefas substantivas.
• Regra n ° 2: negocie a data, mas mantenha o cronograma firme. Do contrário, corremos o risco de nos arrepender quando chegar a hora de sacrificar nossos melhores neurônios.
• Regra n ° 3: Limite a duração dos compromissos. Além de uma hora, 80% do tempo consumido tem pouco ou nenhum valor agregado. É melhor manter alguma margem de manobra entre duas reuniões para estender, se necessário, um intercâmbio particularmente produtivo.
• Regra n ° 4: há exceções às regras n ° 1 e 3. As reuniões de trabalho em pequenos grupos (duas a cinco pessoas no máximo), sobre temas de reflexão ou negociações de alto risco terão prioridade. Eles podem durar duas horas, para ter tempo de chegar ao resultado final.
• Regra n ° 5: posicione as reuniões com pessoas notoriamente falantes pouco antes do almoço (para estender as discussões) ou pouco antes de uma reunião importante (neste caso, informe-os imediatamente que teremos que sair 5 minutos antes de um determinado horário .).

3 regras para gerenciar compromissos fora do nosso negócio de uma forma “econômica”

As solicitações de colegas, clientes ou fornecedores que trazem pouco valor agregado à nossa missão são inúmeras. Embora nem sempre seja fácil ou diplomático recusá-los, podemos pelo menos limitar seu impacto em nossa eficiência.

• Regra n ° 6: marcar compromissos muito curtos: 30 ou mesmo 15 minutos. Isso forçará nosso interlocutor a preparar bem a reunião e ir direto ao ponto.
• Regra nº 7: Ofereça um almoço em vez de tirar uma hora produtiva de nossa agenda.
• Regra nº 8: recusar à partida, com educação mas com firmeza, nomeações muito distantes das nossas prioridades. Isso será útil para a pessoa que, sabendo o que esperar, encontrará outra solução.

2. Permaneça flexível para acomodar grandes eventos imprevistos

A agenda é um organismo vivo. Pretende-se avançar em linha com as nossas prioridades e as – reais – emergências a gerir. Seria uma pena retardar o início de um projeto estratégico apenas para cumprir um compromisso de nomeação de prioridade mais baixa. E se isso agrada nossos valores, lembremos que nosso primeiro compromisso contratual é ter sucesso em nossa missão.

Adiar um compromisso: permissão, precaução e dica!

Então, vamos permitir que mudemos nossas reuniões. Na maioria dos casos, nossos interlocutores serão muito compreensivos. Pode até servir para eles, ocasionalmente!

No entanto, tome cuidado para não adiar constantemente um encontro com a mesma pessoa. Em caso afirmativo, questionemos: a reunião merece ser mantida? Às vezes, é melhor deixar claro para a pessoa que nossas prioridades mudaram e que ela não deve mais confiar em nós. Aqui, novamente, é para prestar-lhe um serviço. Outro cuidado: reuniões de gestão. Adiar três vezes um compromisso com um funcionário equivale a dizer-lhe “você não é uma prioridade”. No entanto, uma entrevista com um funcionário é um forte ato gerencial. É uma das prioridades da função gerencial.

A melhor maneira de combinar flexibilidade e diplomacia é manter sistematicamente os slots de disponibilidade todos os dias ou várias vezes por semana (marcado com nrp como “não levar nada” na agenda) para acomodar as prioridades de última hora. Ou para adiamentos, precisamente.

Ofereça alternativas para a reunião

Esta é mais uma forma de cumprir os nossos compromissos – e os nossos prazos – ao mesmo tempo que nos libertamos do constrangimento do encontro inicialmente definido.

• Encurte drasticamente a reunião: reduza sua duração pela metade com uma meta menos ambiciosa ou corte-a em duas partes, uma de curto prazo e outra de longo prazo.
• Faça isso por telefone ou Skype. Nossos contatos terão mais flexibilidade para pactuar um novo nicho. Além disso, uma chamada é sempre mais curta do que uma reunião física (onde os tempos de instalação, preâmbulo e licenças são geralmente mais longos, sem falar na possível procura de uma sala de reunião).
• Trabalhe de maneira assíncrona em documentos compartilhados se o relacionamento for estabelecido e o trabalho estiver em andamento.
• Delegue a reunião a outra pessoa, ou encontre uma solução para que nosso interlocutor tenha uma resposta para sua necessidade em outro lugar.

3. Delegar a organização a um assistente real ou virtual

O interesse é duplo. Além do tempo obviamente economizado na organização e reorganização dos atendimentos, um assistente atua com mais desprendimento do que nós quando é necessário adiá-los.

Mas agora, você vai me dizer, nem todo mundo tem a sorte de ter um assistente em sua equipe. Isso é verdade. E é aí que entra o assistente virtual.

Cédric Leclercq, que conhecemos durante uma de nossas sessões de treinamento, é um cientista da computação. Sua função o leva a atender diversos fornecedores, com um índice médio de 4 entrevistas por dia. Como ele usa o julie.desk , que gerencia seus compromissos para ele, economiza entre 30 minutos e 1 hora por dia. Quase 4 horas por semana, ou meio dia!

Como delegar com sucesso nossas reuniões?

Seja uma pessoa real ou um programa de inteligência artificial, o assistente precisa de parâmetros precisos para organizar nossas reuniões de acordo com nossos interesses e eficiência. As regras que estabelecemos acima fornecem essa estrutura essencial.

Depois, basta falar com o seu assistente para dar instruções específicas relacionadas com as notícias atuais das nossas entrevistas e reuniões: marcar encontro com tal e tal pessoa, dentro de um determinado período e com a duração, cancele os compromissos de tal período em caso de emergência ou imponderável, adie-os antes dessa data, etc.

Como funciona o assistente virtual?

A única diferença é que o diálogo com Julie Desk é feito exclusivamente por email: basta enviar um email ao nosso interlocutor colocando “Julie” em cópia para que ela se encarregue da organização do encontro. Um email em bom francês, sem abreviatura ou estilo SMS. Porque “Julie” é um programa de reconhecimento de vocabulário e sintaxe.

“Julie” então entra em contato – sempre por e-mail – com a pessoa, oferece as vagas disponíveis em nossa agenda (a que ela tem acesso, é claro), respeitando as regras que comunicamos a ela. Assim que o acordo for encontrado, “Julie” bloqueia a reunião em nosso calendário. É isso !

“Julie” também administra as trocas de correspondências com todas as pessoas interessadas no cancelamento de compromissos para um dia inteiro, e se encarrega de adiá-los dentro de um prazo acordado com ela.

Por fim, observemos que “Julie” não funciona sozinha – pelo menos ainda não. A supervisão humana desempenha o papel de “controle de qualidade” do seu trabalho. “Julie” pode muito bem ser virtual, ela tem um supervisor!

Claro, “Julie” é paga de acordo com uma assinatura variável dependendo dos serviços que ela pode nos oferecer. Cabe a nós encontrar a resposta para esta série de equações: quanto tempo gastamos a cada dia ou a cada semana gerenciando nossos compromissos? Quanto valorizamos a metade de um dia de trabalho? E acima de tudo: o que faríamos com esse meio dia extra? Que projeto isso nos permitiria realizar?