Intelectualmente, isso é óbvio. Delegar economiza muito tempo. Se compreendermos facilmente a lógica matemática disso, na realidade nem sempre temos sucesso. No entanto, sejamos gerentes ou não, todos temos tarefas a delegar. Aos funcionários, aos membros da equipe do projeto, aos colegas de nossa equipe ou de outro departamento, a prestadores de serviços externos. Então, como ultrapassamos nossos freios?
1. Transforme nossos medos em necessidades a serem satisfeitas
Mais ou menos conscientemente, temos boas razões para não delegar. Revestidos de um véu de legitimidade, eles nos impedem de ver além do curtíssimo prazo. Porque, à primeira vista, nossos medos são perfeitamente justificados.
Sim, teremos que dedicar algum tempo para explicar à pessoa o que esperamos dela e, em seguida, dedicar mais tempo monitorando o andamento do trabalho e avaliando o produto final. Sim, corremos o risco de que o trabalho não seja feito exatamente como o faríamos, ou mesmo de forma imperfeita de acordo com nossos padrões. Sim, erros podem ser cometidos que nunca teríamos cometido. Sim, talvez tenhamos de fazer críticas, reenquadrar em relação ao objetivo pretendido, gerir imperfeições e erros. Sim, delegar nos rouba a adrenalina que obtemos ao agirmos diretamente, ou o prazer que obtemos ao executar certas tarefas que gostamos.
E se reconhecêssemos por trás de nossos medos as necessidades essenciais que procuramos alimentar diariamente? As necessidades psicológicas descritas abaixo são derivadas do modelo Process Com © desenvolvido por Taibi Kahler. Entre esta lista, alguns são tão importantes para nós como beber, comer ou respirar. O medo de ser privado dele corre o risco de nos fazer tomar decisões que nem sempre são as mais eficazes. Em vez disso, estar ciente dessas necessidades pode nos ajudar a atendê-las de maneira positiva e eficaz.
- A necessidade de trabalhar sozinho, de ter tempo para nós e de gerir a nossa agenda de forma independente, sem compromissos impostos.
- A necessidade de reconhecimento de nossas opiniões sobre como o trabalho deve ser feito.
- A necessidade de reconhecer a qualidade do nosso trabalho e das nossas competências (quando delegamos, somos responsáveis pelo resultado produzido).
- A necessidade de ser valorizado como pessoa e de manter relações amigáveis com todos.
- A necessidade de ação, de adrenalina.
- A necessidade de nos divertirmos trabalhando, que marca nossa preferência por trabalhos criativos feitos com gente bacana!
2. Alimente nossas necessidades com mais poder
Ao levantar o véu de curto prazo para olhar para frente, podemos atender às nossas necessidades não mais com medos, mas com recompensas positivas muito mais nutritivas.
Quando a delegação for estabelecida e sistematizada, nossa agenda ficará livre da produção de resultados que atualmente a restringem mais fortemente do que algumas reuniões de direção. Teremos muito mais tempo para reflexão e questões substantivas que privilegiam nossa imaginação criativa.
Em vez de focar no resultado operacional, vamos nos concentrar no próprio processo de delegação. Vamos forjar novas convicções sobre a arte de delegar com eficácia para melhor administrar o nosso tempo e o do delegado, incluindo a inevitável gestão dos erros que todo iniciante comete ao enfrentar uma tarefa que nunca antes realizou. No final, teremos orgulho de ter cumprido uma nova missão que cria um forte valor: teremos ajudado nossos funcionários, colegas ou prestadores de serviço a desenvolver suas habilidades. E nós próprios teremos adquirido um novo know-how muito procurado nos negócios, a capacidade de delegar.
Seremos ainda mais apreciados se tivermos feito nossos funcionários crescerem e ajudado nossos colegas a progredir com feedback construtivo. Teremos construído um relacionamento muito mais forte porque será baseado na confiança e no respeito mútuo. Nossos elogios serão mais valiosos, porque teremos podido dizer o que estava errado de maneira honesta e sincera.
Nossa dose de adrenalina será multiplicada por dez quando, depois de delegados, pudermos abraçar projetos mais ambiciosos onde nossa área de influência será maior. Da mesma forma, ao confiar a outras pessoas tarefas que estamos acostumados a fazer nós mesmos, colocamo-nos à disposição para novos projetos que nos farão vibrar, temas transversais que nos colocarão em contato com as pessoas, variados e nos permitirão expressar mais nossa criatividade fortemente.
3. Leve em consideração nossas necessidades no processo de delegação
A passagem do curso pode nos parecer um grande salto no vácuo da incerteza, com o corolário risco da procrastinação. Apoiemo-nos nas nossas necessidades, elas guiam a nossa motivação e nos impulsionam a agir! As boas práticas clássicas da delegação continuam válidas: a escolha do casting, um enquadramento preciso no início, um primeiro marco muito próximo para validar a direção tomada, o acompanhamento do aumento de competência frente às responsabilidades confiadas e a pilotagem da realização, promoção de progresso e resultados. Porém, podemos qualificar este processo para ter prazer no próprio ato de delegação, além da recompensa final que acabamos de mencionar.
Para preservar nossa necessidade de solidão,
estão planejando entrevistas de curto prazo. Durante a entrevista de enquadramento, vamos ser explícitos sobre o que o delegado terá que preparar antes das entrevistas de acompanhamento para economizar tempo durante as discussões. Em muitos casos, podemos até organizar a validação de produtos intermediários por e-mail, para consultá-los de forma independente. Também é possível delegar certas fases de desenvolvimento de habilidades a outras pessoas experientes!
Para satisfazer nossa necessidade de reconhecimento de opiniões,
vamos apresentar o processo de delegação ao mesmo tempo que a missão, tendo o cuidado de destacar a margem de manobra deixada ao delegado. Vamos perguntar a ele o que ele acha disso. Se ele concordar, já seremos recompensados. Do contrário, vamos ser exemplares e negociar concordando em abrir mão do lastro no controle de certas etapas, aceitar confiar – mesmo que isso signifique colocar um marco de validação adicional para controlar o resultado, e não a prática. Então, teremos a satisfação de estar de acordo com nosso próprio princípio: a delegação deixa um espaço de liberdade para o delegado.
Para alimentar nossa necessidade de reconhecimento profissional,
estamos dando indicadores para medir o processo de aumento da competência do delegado: mudança no número de erros, relevância das perguntas que ele faz nas entrevistas de acompanhamento e que mostram sua compreensão das questões ou sua apropriação do contexto, progressão da qualidade dos resultados apresentados. Por meio desses indicadores, é nossa competência desenvolver o ambiente que estamos medindo. E é muito gratificante!
Para se sentir confortável no relacionamento em caso de erro cometido pelo delegado,
Vamos perguntar imediatamente durante a entrevista de enquadramento nossas regras operacionais: “Vou te dar um feedback, vou te dizer o que é bom e também o que precisa ser melhorado ou alterado. Vou apontar os erros para você, para que possa eventualmente dominar essa nova habilidade. Está tudo bem com você ? A resposta é mais do que provável um sim, se não um entusiástico sim. Quem recusaria um processo projetado para promovê-lo? Aqui, somos dotados de uma boa permissão para emitir críticas que podemos formular de uma forma benevolente. E para satisfazer nosso desejo de prestar serviço, podemos oferecer nossa ajuda sob demanda.
Para obter nossa dose de adrenalina,
vamos nos desafiar: que a missão seja um sucesso sem colocar as mãos na ação operacional! Um desafio puramente processual, o único campo de ação autorizado diz respeito ao delegado e seu aumento de competência.
Por fim, para estimular nossa necessidade de trabalharmos juntos,
propor ao delegado trabalhar com ele em certas fases da missão, em particular as fases de brainstorming, onde a criatividade é alimentada por trocas saltando de uma ideia para outra.
Cereja no bolo:
quanto mais gostamos de delegar, mais o fazemos com alegria e relevância. Quanto mais delegamos, mais podemos realizar missões interessantes com maior valor agregado. E quanto mais nossos delegados desenvolvem suas próprias habilidades, o que também torna seu trabalho mais motivador. Desenvolvendo a eficiência coletiva, criando valor e aumentando o prazer de trabalhar: três bons motivos para dar o passo da delegação.
