Uma boa gestão do tempo significa: completar todas as tarefas definidas em um dia. Mas sempre surge alguma coisa, o telefone toca continuamente ou uma reunião espontânea está pendente. Os jovens empreendedores também têm muito a aprender na área de franquias. Enquanto o plano de negócios está em vigor e a empresa está sujeita a uma determinada estrutura, os fundadores precisam se estruturar como líderes. A gestão do tempo otimizada e bem pensada ajuda a superar os primeiros obstáculos no trabalho diário independente.
Você é pontual ou está se entregando ao período acadêmico de quinze minutos? Você monitora o horário de trabalho? Você trabalha com objetivos específicos e cumpre prazos? Se uma ou outra pergunta for respondida com não, provavelmente é necessário usar o recurso do tempo de forma mais lucrativa. O artigo a seguir mostra como e atualiza seu conhecimento sobre o fator tempo.
1. Crie uma lista de tarefas e defina o tempo
O tempo é um recurso importante na vida profissional para maior sucesso e produtividade. No entanto, é um conceito mais mundano, porque o cérebro humano não conhece um relógio para seus processos. Se o estresse e uma grande montanha de tarefas são adicionados, o tempo é frequentemente estimado de forma errada e as habilidades pessoais são superestimadas. Resultado: os fundadores assumem tarefas demais, principalmente no início de seu próprio negócio. Um planejamento de tempo realmente realista com a ajuda de uma lista de tarefas pode ajudar. As tarefas não devem apenas ser anotadas, mas também anotadas com o tempo gasto atrás delas.
Portanto, se um dia de trabalho começa com 8 horas, realisticamente, apenas 5-6 horas permanecem como tempo de trabalho puro. O resto deve ser planejado para atrasos ou imprevistos. Portanto, há apenas 25-30 horas por semana que podem ser planejadas firmemente dessa forma. Neste ponto, os jovens, em particular, não têm experiência de trabalho quanto às tarefas que ocupam quanto tempo. Você deve planejar com um buffer ainda maior. Uma vez que a lista foi processada, a comparação realista segue:
- O planejamento está correto ou precisa ser corrigido para a próxima semana?
- Talvez existam também tarefas que podem ser concluídas mais rapidamente com o tempo e uma certa rotina?
- Portanto, uma lista de tarefas deve ser criada para cada dia.
Na minha pesquisa sobre o tema, a rotina diária planejada foi a número um quando se trata de uma melhor gestão do tempo: sentar de manhã e realizar suas tarefas. Qual é o plano hoje? Qual telefonema é devido? Distrações e passatempos sem sentido (palavra-chave Facebook e coorte) são eliminados. A seguinte regra prática se aplica: O que leva menos de 10 minutos deve ser feito imediatamente.
2. Organização com plano semanal
O plano semanal é um bom complemento à estrutura diária. Aqui também se aplica o seguinte: O imprevisto é difícil de calcular, mas faz parte dele. Um ou dois blocos devem ser reservados para tarefas organizacionais. Na melhor das hipóteses, esses blocos são definidos fora do horário de pico ou no final do horário de trabalho. Isso significa que a produtividade é bem mantida ao longo do dia para coisas urgentes ou importantes. Uma pessoa matinal típica tem sua fase mais produtiva pela manhã. Em termos de biorritmo, também há um pequeno intervalo ao meio-dia. À tarde, a onda ganha velocidade novamente e então se estabiliza completamente à noite. Áreas de responsabilidade menores ou menos intensivas em pensamento devem, portanto, ser colocadas fora do horário de pico, ou seja, pouco antes do almoço ou antes do final do dia.
O que é importante em todo planejamento: sua própria flexibilidade. Os planos podem ser repensados e as tarefas podem ser reposicionadas. Eles são apenas uma orientação e não devem ser uma obrigação. Em vez de se colocar sob pressão, um seminário de gerenciamento de tempo como o do Dr. Ajuda da G. Kitzmann Academy . Em tais seminários, por exemplo, o método ALPEN é ensinado ou ajuda para definir as prioridades corretamente.
Os e-mails são respondidos das 8h às 8h30, após o qual o projeto XY é tratado. A programação diária evita arrastar suas atividades desnecessariamente ou matar o tempo entre elas. Também faça pausas deliberadas entre as atividades.
3. Definir prioridades e delegar
Cada funcionário e cada gerente têm apenas um determinado horário de trabalho disponível por dia. Aqui é importante conhecer suas próprias tarefas e sua urgência. Isso evita que se prenda a coisas sem importância e perca o foco. As prioridades dividem as próximas tarefas:
- Importante e urgente – faça isso imediatamente
- Importante e sem pressa – na lista de tarefas
- Sem importância e urgente – delegar é melhor
- Sem importância e sem pressa – para o reenvio
Nos círculos profissionais, isso é conhecido como princípio de Eisenhower . Tarefas sem importância ou não urgentes nem sempre acabam no lixo. No entanto, eles são irrelevantes para o volume atual e são adequados para reenvio. Se as tarefas forem um pouco mais urgentes, mas menos importantes, não precisam ser realizadas pelo gerente. Fundadores e autônomos precisam aprender a desistir e delegar trabalho. A base da confiança na equipe é muito importante aqui. Todas as tarefas importantes são colocadas na lista já mencionada e as tarefas urgentes são colocadas no topo. Com este princípio, nenhuma pilha grande cai sobre a mesa, mas as prioridades são esclarecidas quase por si mesmas.Tempo importante é ganho.
Antes de ir para o trabalho, verifique regularmente se as atividades também estão fazendo jus à sua missão ou objetivos corporativos . Isso parece lógico, mas distrações ou falsas inspirações muitas vezes nos levam inconscientemente para o caminho errado e perdemos muito tempo valioso.
Técnicas como a análise ABC ou o princípio de Eisenhower ajudam a trazer estrutura e ordem ao que você faz, para que você não fique atolado.
4. Evite a procrastinação
Qualquer grande quantidade de trabalho, mais cedo ou mais tarde, está associada à procrastinação. Em vez de adiar tarefas, estruturas claras ajudam. Os trabalhadores autônomos começam melhor o dia com os pontos importantes. Para relaxar, no entanto, pequenas atividades ou bloqueios de comunicação devem ser inseridos entre eles. Essa mudança provou ser a melhor:
Foco – Organização – Comunicação
Um local de trabalho produtivo é livre de qualquer distração e evita automaticamente a procrastinação. Pontos de ancoragem fixos ou hábitos ajudam a encontrar o foco e acionar seu próprio cérebro. Pode ser o café da manhã ou uma música favorita que ajude a organizar o dia no início do trabalho. O cérebro agora sabe: vamos lá. Isso é visivelmente mais fácil em um escritório estruturado com uma atmosfera instigante .
5. Processamento em etapas parciais
Normalmente existem vários projetos com a mesma importância na mesa. É difícil atribuir prioridades aqui. Tudo tem que ser feito. Em vez de uma multitarefa confusa, etapas parciais se oferecem. Ou seja, o trabalho começa com um projeto pela manhã, depois há um breve status provisório ou uma rodada de comunicação sobre o próximo projeto e à tarde há tempo para outro foco intensivo. Portanto, várias tarefas são avançadas ao longo de dois a três dias. Antes que os fundadores se percam nas sutilezas de um projeto, o trabalho deve ser feito em etapas. Cada tarefa tem uma fase de planejamento mais silenciosa ou talvez precise de comunicação com outras pessoas. O escalonamento de vários projetos traz automaticamente mais variedade para um dia muito eficaz.
Importante: qualquer pessoa que faz malabarismos com mais de 5 tarefas ao mesmo tempo está planejando errado. Portanto, em vez de sempre assumir novas tarefas, os projetos precisam ser concluídos em um determinado período de tempo.
O calendário é o principal pilar para organizar o seu negócio. Eu uso o Google Agenda, cujos compromissos podem ser sincronizados de maneira ideal com o smartphone, tablet, etc. e compartilhados com outros usuários – mesmo quando estou em trânsito. A função de lembrete não permite que mais eventos caiam por baixo da mesa.
6. Pare em caso de sobrecarga
As tarefas estão se acumulando e a sobrecarga está próxima? Então, um claro não ajuda. Um cérebro sobrecarregado não consegue mais priorizar tarefas e se sente bloqueado em seu pensamento. Portanto, um breve relaxamento é útil em situações estressantes. Os gerentes também podem fazer uma pausa, deitar ou fazer uma pequena pausa. Às vezes, a distância traz uma nova perspectiva sobre os projetos. Em vez de se colocar sob pressão e questionar seu próprio desempenho, ele aumenta por si mesmo nos intervalos. Talvez a última tarefa não tenha sido tão importante quanto você pensava ou uma nova força foi criada para concluir um projeto há muito atrasado? Um bom gerenciamento de intervalos aumenta a produtividade e é tão importante quanto o horário de trabalho.
No topo: o organizador
O organizador brilha no nível meta acima do calendário. Quais são as metas anuais? As metas mensais? As metas semanais e diárias? O aplicativo BusinessCalendar 2 é perfeitamente adaptado para gerenciar esses objetivos (ano, mês, semana, dia, agenda, tarefas, lembretes).
Rastrear o tempo
Registre suas horas de trabalho dependendo do trabalho. Graças às estatísticas, fica claro onde quanto tempo foi investido e os desperdícios de tempo podem ser identificados. Além disso, o cliente fica feliz em receber relatórios transparentes. Nossa ferramenta gratuita eputime está aqui para ajudá- lo.
A atitude certa para ganhar tempo
Concluir tarefas
Carregar tarefas pela metade é entediante: tenho que ler o tópico novamente e o dilema da lista de tarefas começa – ela cresce e cresce e você se sente impotente. Se isso não funcionar (palavra-chave: eu interiormente mais fraco), o salame – ou a técnica Pomodoro podem ajudar .
Ouça seu biorritmo
Alguns são ultraprodutivos pela manhã, enquanto outros ainda estão dormindo, mas à noite eles estão cheios de energia e sede de ação. Quando seu corpo e sua mente estão no auge? Em seguida, trabalhe quando estiver no pico da curva de potência.
Elimine os fatores perturbadores
Para atividades que requeiram concentração total, é aconselhável desligar o celular e ficar inacessível por algumas horas. Mesmo as coisas que o incomodam, como a louça suja na sua mesa, devem desaparecer de vista para que apenas você e suas tarefas fiquem na arena.
Diga não e delegue
O cliente chega até você seis meses após a realização do serviço e ainda quer uma mudança? Seu parceiro de negócios tem uma grande inspiração e gostaria de implementá-la hoje? Equilibre essas salsichas extras com os meta-objetivos e tarefas e diga não se as ações parecerem levar a um beco sem saída. Caso contrário, você pode chamar um colega ou freelancer para ficar aliviado e o cliente ou colega continuar a se sentir bem cuidado.
Abandone a multitarefa
A multitarefa há muito deixou de ter uma conotação positiva: por causa da multidão de pensamentos diferentes, simplesmente perdemos o foco. As tarefas são, portanto, feitas com indiferença. A anteriormente muito alardeada multitarefa agora deu lugar à tarefa única. Um estudo também confirma isso: a perda de desempenho e concentração é considerável.
O mantra comum de gerenciamento de tempo está desmoronando
De acordo com Maura Thomas, os trabalhadores do conhecimento e as pessoas criativas, em particular, estão mal servidos pela gestão do tempo atual. De acordo com o artigo da Harvard Business Review , uma mudança de paradigma é iminente: longe das listas rígidas e empilhadas de tarefas para o gerenciamento de atenção e gerenciamento de fluxo de trabalho.
