A franquia é um modelo de negócio em que processos eficientes são imprescindíveis. Como consultor de franquia, Dr. Hubertus Boehm explica nesta entrevista em vídeo ao FranchisePORTAL , que considera fundamental que o franqueador se veja como um “prestador de serviços de sucesso” e faça as chamadas “tarefas auxiliares” para os seus franqueados. Para organizar a divisão de trabalho entre franqueadores e franqueadores da maneira mais eficiente possível, é necessário investir tempo e dinheiro. Mas vale a pena, diz o consultor. “Se a caixa de ferramentas for classificada corretamente de antemão, nada pode realmente dar errado”, resume Reinhard Wingral, também especialista em franquia, em uma entrevista.
O fato de que as ferramentas para a transformação digital agora são essenciais em tal caixa de ferramentas fica claro quando você olha para o Índice de Digitalização de PMEs 2018claro: pela terceira vez, a Telekom encomendou o estudo representativo para determinar o status da digitalização das empresas alemãs de médio porte. A mensagem principal: a digitalização vale a pena. 53 por cento dos entrevistados afirmaram que poderiam simplificar os processos por meio da digitalização. 47 por cento relataram clientes mais satisfeitos, 46 por cento relataram maior qualidade do produto como resultado da transformação digital. Para 44% dos entrevistados, os novos recursos resultaram em funcionários mais satisfeitos. Também foi perceptível que as empresas com vendas significativamente crescentes são mais digitalizadas do que aquelas com vendas em queda. Essas avaliações positivas devem motivar muitos empreendedores a também enfrentar a transformação digital. Mas onde é o melhor lugar para começar?
Trabalho de pessoal: as tarefas administrativas levam muito tempo
Os funcionários de uma empresa são considerados seu recurso mais importante – o recrutamento e o desenvolvimento de pessoal são, portanto, muito importantes para o sucesso da empresa. Mas, como a maioria dos gerentes de RH pode confirmar, essas tarefas são frequentemente negligenciadas: Quem pode cuidar da gestão de anúncios de emprego e candidatos, bem como do desenvolvimento dos funcionários quando a folha de pagamento, o registro do trabalho e tempos de ausência, A manutenção dos arquivos pessoais e as tarefas administrativas gerais já consomem grande parte do tempo e do orçamento disponíveis para os gerentes de RH? Tarefas administrativas que custam muito tempo e, portanto, atrapalham as tarefas de agregação de valor, como recrutamento e desenvolvimento de pessoal: isso fala a favor de
Digitalize o trabalho de RH e melhore a criação de valor
A única maneira de não negligenciar nenhuma dessas importantes tarefas de RH é fazer cada uma da maneira mais eficiente possível. Isso é possível com o software de RH. Muitas empresas ainda precisam se atualizar no que diz respeito à digitalização do trabalho de RH, até porque esses programas mal eram difundidos até recentemente.
É surpreendente que, até recentemente, quase nenhuma ferramenta digital fosse usada nesta área crítica de negócios. Este artigo da COMPUTERWOCHE vê motivos, por exemplo, no fato de muitas empresas preferirem investir na renovação de seus sistemas de produção ou em programas de business intelligence – os tomadores de decisão parecem esperar as maiores melhorias dessas áreas. Isso pode ser verdade no curto prazo, mas no longo prazo, o trabalho de RH baseado em software é uma tendência que não deve ser ignorada. Até mesmo muitos gerentes de RH, de acordo com a COMPUTERWOCHE, mal estavam cientes do valor agregado do software de RH – mas agora a mudança nos departamentos de RH está ganhando velocidade.
Entretanto, muita coisa aconteceu no mercado de fornecedores de software correspondentes. A seleção de ferramentas modernas de RH está crescendo continuamente, especialmente as soluções em nuvem estão disponíveis em grande número no mercado. Se uma empresa decide digitalizar seu trabalho de RH, isso apresenta aos gerentes de RH e também à TI novos desafios. Antes que o novo software possa ser usado, ele deve primeiro ser encontrado. Portanto, é importante obter uma visão geral das vantagens e desvantagens de programas individuais o mais rápido possível. Assim que o fornecedor certo for encontrado, o departamento de TI deve adquirir e monitorar software para outra área da empresa; enquanto a equipe de RH precisa investir tempo para aprender como usar o programa e digitalizar dados.
Se você acredita nos resultados do estudo da Telekom, todos esses esforços serão recompensados em pouco tempo. Isso faz sentido, porque uma vez que os processos analógicos foram digitalizados, a economia de tempo pode ser imensa.
Funções essenciais do software de RH
O software de RH tem várias funções:
- Ele automatiza tarefas recorrentes de administração de pessoal.
- Ele reúne todas as informações sobre recursos humanos em um só lugar.
- Permite uma visão geral rápida e uma preparação clara dos dados a qualquer momento.
Desta forma, as tarefas administrativas podem ser processadas com muito mais rapidez, com menos stress e, sobretudo, quase sem papel. Isso, por sua vez, permite que os gerentes de RH dediquem mais tempo ao recrutamento e ao desenvolvimento de pessoal, que, com a ajuda do software, também são mais eficientes.
Ao selecionar o software de RH, o RH e a TI devem, em primeiro lugar, garantir que a solução possa ser facilmente integrada aos sistemas existentes. Em segundo lugar, é crucial que a ferramenta não apenas suporte algumas tarefas de RH, mas também ofereça as soluções mais abrangentes possíveis: a contabilidade da folha de pagamento e o registro de tempos são, na maioria dos casos, parte do software de RH. Mas as ferramentas para as tarefas anteriores e posteriores também devem ser incluídas no escopo de funções – o programa deve, idealmente, acompanhar todo o “ciclo de vida” do funcionário na empresa.
Uma das áreas mais importantes para agregar valor é o recrutamento. Por exemplo, com uma gestão digitalizada de anúncios de emprego e candidatos, você pode atingir um número maior de candidatos em diferentes plataformas, avaliar os candidatos em um processo de seleção claro e, após a decisão, realizar a integração profissional com suporte de software com o novo funcionário .
Um software de RH mais abrangente, como o do provedor Personio , não só permite que as empresas automatizem amplamente as tarefas administrativas e otimizem os processos de recrutamento: também é possível usar programas apropriados para avaliar o desempenho dos funcionários com dados. Isso cria a base para discussões de feedback lucrativas e permite que cada funcionário seja individualmente identificado nas áreas em que possa haver necessidade de treinamento adicional. Por último, mas não menos importante, os pontos fortes de cada indivíduo podem ser promovidos e os sucessos tornados visíveis e recompensados - o que contribui para um sentimento de valorização por parte dos funcionários e pode torná-los mais satisfeitos no geral.
Recursos humanos: é a isso que você deve prestar atenção como empresário
As start-ups criam empregos – essa é uma fórmula comum. Quase sempre errado, porque: Muitas empresas iniciantes começam como empresas unipessoais. De acordo com o KfW Gründungsmonitor 2017 , os novos fundadores só criaram uma média de 0,4 empregos em tempo integral quando iniciaram seus negócios em 2016. Cerca de 80% começaram sem funcionários – como solistas ou em equipes fundadoras.
Porém, se a empresa crescer , entram em jogo os recursos humanos: sem especialistas qualificados, o trabalho rapidamente se tornaria impossível e os objetivos traçados não seriam mais alcançáveis. Mas de quais e de quantos funcionários cada área precisa? E quando e onde o recrutamento é necessário? O aconselhamento e ajuda profissional são prestados por consultorias de gestão ou especialistas da gestão de recursos humanos, entre outros. Na maioria das vezes, porém , o conhecimento empresarial básico e o “bom senso” são suficientes .
Os recursos humanos começam com o plano de negócios
O planejamento aproximado de pessoal já deve estar integrado ao plano de negócios profissional . Os doadores só podem ser conquistados se o plano de negócios não contiver apenas a ideia de negócio , dados de mercado ou recursos básicos de marketing, mas também o objetivo corporativo e sua implementação. Para isso, deve ficar claro quais tarefas devem ser cumpridas e quais cargos devem ser preenchidos, quando e por quais trabalhadores .
Quando questionado sobre quando, o desenvolvimento planejado de vendas e resultados de curto, médio e longo prazo serve como uma diretriz para a administração e recursos humanos . O horizonte de planejamento dos planos de negócios geralmente cobre os primeiros três anos. Devem ser calculados os tempos de recrutamento, o número de funcionários e os custos de alocação de pessoal. Uma vez concedida a linha de crédito, inicia-se um planejamento concreto de pessoal com base nos recursos disponíveis para a empresa.
Cada start-up precisa de pessoal?
Quando as start-ups começam como empresas unipessoais, isso significa que o (s) fundador (es) inicialmente assumem todas as tarefas sozinhos . Ou compram os serviços de especialistas externos em terceirização . Exemplos típicos disso são freelancers ou fundadores de lojas online. Você encomenda web design ou programação como serviços de agência .
Equipes fundadoras ou fundadoras são equipes de sócios e não de funcionários. Com eles, os iniciadores fundadores adquirem habilidades e competências empreendedoras adicionais em seus projetos. Isso pode ser feito em relação a uma alocação de ações comerciais ou participações. Os business angels estão envolvidos em algumas start-ups que trazem experiência empresarial e capital. As joint ventures são outra opção .
Pessoal para aumentar a demanda
O complexo mundo moderno do trabalho apresenta aos fundadores desafios cada vez maiores na área de recursos humanos . Quem conhece detalhadamente o direito tributário, as questões de financiamento ou os métodos de gestão? Qual contador já trabalhou em vendas ou marketing – e vice-versa? Habilidades que o próprio fundador não domina ou não domina de forma suficiente devem ser trazidas para a empresa por meio de recrutamento de pessoal .
Seja uma loja, restaurante ou escritório de advocacia: uma empresa como esta dificilmente pode iniciar seus negócios sem funcionários. Ela precisa de pessoal de serviço, funcionários de escritório ou funcionários de vendas, produção e coordenação de pedidos. Se gargalos, tempos de espera ou dificuldades de entrega surgirem com o primeiro fluxo de clientes, a reputação da empresa pode ser permanentemente prejudicada.
Os fundadores de empresas costumam procurar seus colegas desde o início, na família ou entre amigos . Mas, mais cedo ou mais tarde, eles precisarão de especialistas em marketing, controle, contabilidade, vendas, atendimento ao cliente ou produção. Depois de planejar os requisitos, é importante encontrar e contratar pessoal adequado .
Planejamento de custos de pessoal
O Planejamento de custos de pessoal é parte integrante do plano financeiro de cada start-up. Qualquer pessoa que se torne autônomo como empregado assalariado deve observar: As contribuições para a previdência social , a parte do empregador , são adicionadas ao salário bruto do empregado . Além disso, o fundador ou diretor administrativo deve registrar seus funcionários na previdência social.
Na fase de arranque e em pequenas empresas, as tarefas e atividades podem ser terceirizadas para freelancers que trabalham em regime de remuneração em vez de salário . Se freelancers como blogueiros ou designers gráficos são contratados, os impostos são devidos ao fundo de bem-estar dos artistas . O horário de trabalho e a remuneração podem ser liquidados de acordo com a despesa ou regulados como valor fixo através de contratos de prestação de serviços, por exemplo com horas fixas mensais. Além disso, muitas atividades também podem ser realizadas de forma econômica em trabalho de meio período ou como mini-empregos . Em muitas indústrias, os trabalhadores temporários também podem ser usados, por exemplo, para lidar com os picos de produção.
Pesquisa de pessoal: a agulha no palheiro?
Nem todos os funcionários de escritório são criados iguais: cada empresa tem atividades diferentes. Portanto, a administração de pessoal deve criar um perfil de trabalho exato para cada posição e, a partir disso, um perfil de requisito . Os candidatos podem usar o perfil de requisito em anúncios de emprego para coordenar sua experiência e habilidades com aqueles que procuram. Quanto mais precisamente isso for possível, mais qualificados serão os aplicativos . Prestadores de serviços para planejamento e desenvolvimento de pessoal, por exemplo agências de pessoal, oferecem ajuda na definição de perfis de trabalho . Eles também dão dicas e conduzem cursos de treinamento sobre como conduzir entrevistas de emprego e quais questões são relevantes.
Quando é que as posições-chave têm de ser preenchidas? Quantos funcionários são necessários para quais tarefas? Conforme descrito no início, o plano de negócios oferece as primeiras abordagens para as questões centrais de recursos humanos . No entanto, após o início do negócio, o desenvolvimento de pessoal deve ser adaptado às necessidades reais. Também é importante levar em consideração o cronograma de busca e recrutamento : Especialmente em tempos de escassez de trabalhadores qualificados, nenhum empresário pode esperar que funcionários qualificados fiquem na fila nos portões da fábrica. Alguns cargos só podem ser preenchidos adequadamente meses após o anúncio.
Recursos humanos e recrutamento muitas vezes podem ser terceirizados. Ao preencher as vagas, as agências de recrutamento oferecem seus serviços. Muitas vezes, eles têm candidatos em seus portfólios que procuram trabalho ou secretamente à procura de novos desafios. Funcionários administrativos também podem ser procurados por meio de headhunters que colocam o pessoal contra comissão .
Quais são os requisitos que a equipe deve atender hoje?
A divisão do trabalho está cada vez mais moldando o mundo moderno do trabalho. As estruturas hierárquicas estão desaparecendo e os membros da equipe estão cada vez mais assumindo tarefas de gerenciamento. Em vez de uma pequena área, eles são responsáveis por lidar com processos completos e coordená-los de forma independente .
Com a responsabilidade pessoal, as demandas por habilidades comunicativas e organizacionais aumentam. Além disso, em tempos de digitalização ou Indústria 4.0, os funcionários devem estar abertos a novidades e contribuir para o desenvolvimento da empresa com suas próprias sugestões criativas.
Vantagem no recrutamento: a marca empregadora
Em tempos de escassez de mão de obra qualificada, a reputação de um empregador no mercado e na indústria é um dos fatores decisivos para o preenchimento de vagas com sucesso. Employer branding é a palavra mágica em recursos humanos : se você deseja estar à frente na batalha pelas melhores mentes, precisa se posicionar como uma Employer Branding .
Obviamente, uma empresa iniciante não pode buscar estratégias corporativas como empregadora em gestão de pessoal, desenvolvimento de pessoal e recursos humanos . Uma start-up raramente será capaz de oferecer horários de trabalho flexíveis, trabalhar em casa ou outras opções de equilíbrio entre vida pessoal e profissional. As pequenas empresas também carecem de recursos para promoções, eventos de formação de equipes, programas de treinamento contínuo ou incentivos financeiros .
No entanto, mesmo uma empresa recém-criada pode promover a lealdade de seus funcionários . Hierarquias planas e distâncias curtas são uma vantagem. Acima de tudo, o ambiente de trabalho conta. Os funcionários não querem ser instruídos, eles querem estar motivados ou entusiasmados. Uma pequena empresa pode criar um ambiente de trabalho familiar. Ao contrário das grandes empresas, as estruturas necessárias para uma gestão de pessoal mais informal e uma gestão de pessoal contemporânea podem ser rapidamente introduzidas e adaptadas.
O sucesso da marca do empregador não é uma medida, mas um projeto sem fim . Se a empresa se estabelecer como uma marca empregadora popular, receberá inscrições qualificadas e poderá salvar alguns anúncios de emprego caros, incluindo o demorado processo de recrutamento.
Conclusão: planeje a equipe estrategicamente
Nem todas as start-ups precisam de funcionários desde o início. Atividades que o fundador não consegue dominar podem ser terceirizadas, se necessário. Mas a empresa e as tarefas crescem e precisa da mão de obra adequada. No entanto, o recrutamento se torna mais difícil e caro em tempos de escassez de trabalhadores qualificados. Acabou sendo mais demorado. Portanto, um planejamento de custos e de pessoal de médio prazo e fundamental faz parte do início da empresa.
Digitalização em recursos humanos: uma importante vantagem competitiva
Uma força de trabalho de alto desempenho em constante evolução é inestimável para qualquer empresa. Com o software de RH, o trabalho de RH pode ser projetado para agregar valor ao longo de todo o ciclo de vida – do recrutamento e administração ao desenvolvimento do funcionário e desligamento profissional. Especialmente para franqueadores que cuidam de um grande número de funcionários, às vezes além das fronteiras nacionais ou mesmo globalmente, e só podem garantir que seus franqueados possam se concentrar totalmente em suas tarefas principais usando processos eficientes, o trabalho do pessoal com suporte de software pode se tornar uma vantagem competitiva decisiva.
