Um dos critérios mais (compreensivelmente) decisivos na escolha de um sistema de franquia adequado são os custos que o futuro franqueado terá de enfrentar. Para poder avaliar de forma sustentável e séria a lucratividade de abrir um ponto de franquia de acordo com um determinado sistema de franquia , ajuda competente de um consultor de start-up, um consultor de gestão ou pelo menos um consultor tributário que ajuda a criar um plano de negócios confiável é necessário . No entanto, para que tal plano de negócios seja baseado em suposições básicas sérias , todos os custos devem ser calculados com antecedência vai. Em um sistema de franquia, ao contrário de abrir um negócio sem estar vinculado a outra empresa, os diversos tipos de taxas constituem uma parte essencial . Estes são acordados de forma vinculativa no contrato de franquia , são geralmente divididos em três tipos diferentes e são calculados de forma muito diferente de sistema para sistema .
Quais são as taxas de franquia?
Na maioria de todos os sistemas de franquia, as taxas a serem pagas ao franqueador são divididas em uma taxa de inscrição , taxas de franquia contínuas (royalties) e taxas de publicidade ou marketing .
A taxa de inscrição , que um grande número de franqueadores dispensa, geralmente representa a consideração de
- apoiar o franqueador na integração do franqueado no sistema de franquia
- e na abertura de sua saída,
- bem como para a transferência inicial de know-how específico do sistema como parte dos cursos de treinamento
- e a entrega do manual de franquia.
Uma vez que o franqueador fornece esses serviços integralmente no início do contrato , essa taxa geralmente não é reembolsável , mesmo que a parceria de franquia deva ser encerrada após um curto período de tempo, por qualquer motivo. As taxas de inscrição usuais variam de valores baixos de quatro dígitos a altos de cinco dígitos ou, às vezes, até valores em euros de seis dígitos.
As taxas de franquia correntes são valores a pagar mensalmente, os quais são contratualmente pactuados em valor fixo ou em percentagem do volume de negócios ou lucro .Valores fixos oferecem segurança de planejamento de cem por cento, mas valores dependentes de vendas são muito mais benéficos para os interesses do franqueador e do franqueado. Se você não faz muito, paga apenas um pouco. Freqüentemente, os dois métodos também são combinados no sentido de que, embora taxas dependentes de vendas sejam acordadas, elas são limitadas a determinados valores mínimos ou máximos.
As taxas de franquia contínuas representam a consideração pela concessão contínua da licença de franquia e as medidas de suporte contínuas do franqueador . Em particular, as taxas de franquia contínuas em diferentes sistemas de franquia são muito difíceis de comparar , pelo menos quando estão vinculadas às vendas. Afinal, o volume de negócios em um sistema de franquia de varejo pode ter um significado econômico completamente diferente daquele de uma franquia de serviços, dado o custo necessário das mercadorias.
Afinal, na maioria dos sistemas de franquia, existem as chamadas taxas de marketing ou publicidade , que, como as taxas de franquia em curso, geralmente também estão vinculadas às vendas ou ao lucro . Eles são usados para financiar medidas de publicidade e marketing supra-regionais pelo franqueador , que devem beneficiar todo o sistema e, portanto, em última instância, cada franqueado individual. O pressuposto legal é que o franqueador é obrigado a administrar essas taxas em uma espécie de fideicomisso, a usá- las apenas para fins de marketing e publicidade adequados e, se necessário, a contabilizar o uso de forma adequada .
Quão cara é a franquia?
Conforme já indicado, é muito difícil avaliar se todas as taxas são apropriadas e justificadas para o sistema de franquia específico. O nível da taxa de inscrição, em particular, diverge consideravelmente em diferentes sistemas, mesmo que sejam comparáveis em termos de seus produtos ou serviços. As taxas de entrada geralmente não são negociáveis para o franqueado , de modo que você deve aceitá-las como um cliente em potencial. Do ponto de vista legal, geralmente não há nada a ser dito contra o valor da taxa de inscrição. Caso excepcional é a imoralidade ou a chamada usura. No entanto, só se pode falar em taxa usurária ou imoral se for totalmente desproporcional à contraprestação oferecida, porque, por exemplo, o know-how específico do sistema que é transferido não tem valor sério e sustentável.
No entanto, recomenda- se cautela se o valor total da inscrição for cobrado novamente no caso de prorrogação de um contrato de franquia ou de abertura de um segundo ponto de venda . Uma vez que a taxa de entrada representa a consideração para a integração inicial no sistema , é óbvio que uma taxa de entrada total é geralmente inadequada se a pessoa em questão já for um franqueado experiente. Nesses casos, o franqueado deve definitivamente tentar renegociar. O objetivo deve então ser que apenas seja cobrada uma taxa de entrada ou renovação significativamente reduzida, que então cobre apenas o esforço renovado do franqueador ao renovar, redigir um novo contrato ou procurar novamente outro local.
A adequação das taxas de franquia em curso geralmente não pode ser avaliada à primeira vista. O fator decisivo aqui é até que ponto eles reduzem os lucros.Portanto, as taxas relacionadas à receita são mais fáceis de calcular, mas as taxas relacionadas ao lucro permitem uma avaliação rápida se são acessíveis em termos de valor. Freqüentemente, também existem sistemas de franquia, especialmente no varejo, que dispensam completamente as taxas de franquia contínuas.
Mas tenha cuidado : os franqueadores também querem ganhar algo aqui. Em vez de cobrar taxas de franquia contínuas, os valores correspondentes são frequentemente calculados além dos preços de entrega dos produtos contratuais . Essas taxas são então chamadas de taxas de franquia ocultas ou ocultas. O termo “oculto” não tem a intenção de expressar que esse cálculo seja duvidoso. Como franqueado, você só deve ser capaz de reconhecer isso e avaliá- lo de acordo .
No entanto, é um pouco mais duvidoso se, em contratos de franquia, taxas adicionais para serviços adicionais pelo franqueador são às vezes especificadas em locais onde nenhuma estipulação adicional sobre custos e taxas adicionais é assumida . Por exemplo, taxas de uso de software, taxas de contabilidade ou semelhantes. É ainda mais duvidoso se tais taxas não forem mencionadas de forma alguma , mas somente depois, durante a parceria de franquia em curso, para determinados serviços absolutamente necessários.Um sistema de franquia idôneo é caracterizado pelo fato de que todas as taxas que possam surgir a serem pagas ao franqueador são claramente apresentadas ao interessado no âmbito do esclarecimento pré-contratual e também no âmbito do contrato de franquia.
Só assim, ao menos à primeira vista, já se estima que os custos de funcionamento de qualquer maneira para iniciar um negócio surjam custos absolutamente necessários além de que se participe de um modelo de negócio comprovado e seja continuamente apoiado por um franqueador. Somente comparando essas taxas é possível estimar de forma aproximada e comparativa o quão caro é o respectivo sistema de franquia .
Faturamento – o que devo considerar como franqueado?
Se você está pensando em começar seu próprio negócio como franqueado, ou se recentemente decidiu seguir esse caminho, logo terá que lidar com o tema da contabilidade. Às vezes, o franqueador fornece certa assistência, mas como franqueado você é basicamente independente e, portanto, responsável pelo faturamento.
A seguir, gostaríamos de explicar o que você deve prestar atenção no dia-a-dia e como um programa de faturamento pode ser de grande ajuda.
Desafios financeiros para franqueados
Antes de dar o passo para o trabalho autônomo, surge a questão de saber se o projeto pode ser dominado do ponto de vista financeiro. Portanto, deve-se estar ciente das despesas que os franqueados enfrentarão. Estes incluem principalmente:
- Taxas de entrada,
- uma boa localização e custos de renovação,
- taxas de franquia em curso
- e funcionários que, é claro, devem ser pagos desde o início.
As taxas de franquia podem significar que os franqueados têm de lidar com um gasto financeiro maior do que muitas empresas individuais no início de seus negócios. Por esse motivo, uma boa contabilidade – possivelmente usando software de contabilidade – é essencial.
Crie faturas completas
Acima de tudo, as informações obrigatórias devem ser observadas na emissão da nota fiscal. Eles são especificados na Seção 14 da Lei do imposto sobre vendas (UStG) e, portanto, não devem estar ausentes em nenhuma fatura. Basicamente, isso inclui:
- Nome e endereço do provedor de serviços e do destinatário do serviço (completo)
- Número fiscal ou número de identificação fiscal sobre vendas (USt-IdNr.) Do provedor de serviços
- data de emissão
- Número da fatura (emitida uma vez e continuamente)
- Quantidade e descrição das mercadorias ou o tipo e escopo do serviço
- Data de entrega ou serviço
- Taxa (discriminada de acordo com as taxas de imposto e isenções de impostos individuais), bem como quaisquer reduções de taxas acordadas
- Taxa de imposto e o valor do imposto aplicável ou referência à isenção de impostos
Uma exceção é feita para faturas de pequeno valor, ou seja, faturas até um valor bruto de € 250. Com estes, podem ser omitidos o nome e endereço do destinatário da fatura, o número de contribuinte ou número de identificação de IVA, o número de fatura consecutiva, o período de serviço ou entrega, bem como a taxa líquida e o valor do imposto.
Regulamentos especiais também se aplicam a pequenas empresas. Eles não indicam nenhum imposto sobre vendas em suas faturas, pois estão isentos disso. Nestes casos, deve ficar claro que existe uma isenção fiscal.
Faturas para clientes particulares ou empresas
Independentemente da área em que você opera com uma franquia, muitas vezes você precisa faturar as empresas e os usuários finais. Essa distinção é importante para o faturamento.
No caso de faturas para pessoas físicas, aplica-se a chamada Portaria de Indicação de Preços (PAngV), que estabelece diretrizes para comunicação de preços ao consumidor final. Exige que os preços brutos sejam indicados nas faturas a particulares. Isso ocorre porque o preço bruto é a quantia que o usuário final realmente gasta.
No caso de faturas a empresas, por outro lado, costuma-se estabelecer os preços líquidos, uma vez que as empresas recebem o imposto sobre vendas de volta da administração fiscal e, em última instância, gastam apenas o valor líquido.
Corrija erros em faturas
Um erro comum no faturamento é o esquecimento de uma das informações obrigatórias acima. Acima de tudo, isso representa um risco para o destinatário do serviço, nesses casos, a dedução do imposto a montante está em risco. Além disso, você não quer deixar uma má impressão no cliente.
Mas mesmo que um erro apareça, não é o fim do mundo. No entanto, é melhor reagir imediatamente, informando primeiro o beneficiário. Em seguida, uma fatura de cancelamento deve ser criada, seguida por uma fatura corrigida.
Para evitar esse esforço e a possível conversa desagradável com o cliente, é aconselhável usar um modelo de fatura em conformidade com a lei ou um programa de fatura. Se ainda ocorrer um erro, a fatura de cancelamento pode ser criada em apenas alguns cliques usando o software de contabilidade.
Registre as despesas de forma consciente
É claro que, como franqueado, você não apenas ganha dinheiro, mas também tem de realizar despesas comerciais desde o início. É importante aqui que você receba uma fatura ou recibo para cada emissão. Esta é a única maneira de provar o problema no caso de um exame. Todas as despesas comerciais devem ser registradas no próprio sistema de contabilidade da empresa. As seguintes informações devem ser fornecidas:
- Prestador de serviços ou fornecedor
- data de emissão
- Taxa de imposto e valor do imposto
- Remuneração
- categoria
A categorização é particularmente importante porque está incluída nos relatórios exigidos pela administração fiscal (por exemplo, declaração antecipada de IVA ou balanço). Por exemplo, se você fez uma compra no exterior, essa despesa se enquadra em uma categoria separada, pois você não pode reclamar nenhum imposto sobre vendas de seu próprio escritório de impostos. Se você usar um programa de contabilidade aqui, terá a vantagem de poder escolher em uma lista de categorias, o que torna mais fácil categorizar corretamente.
Mantenha os recibos em um lugar seguro
Então, é importante manter os documentos registrados em segurança. Na Alemanha, você é legalmente obrigado a manter as faturas recebidas e enviadas por dez anos. Além disso, em caso de auditoria, deverá ser possível apresentar um duplicado de cada fatura, em formato eletrónico ou em papel.
Com recibos de papel, você tem uma escolha. Se você decidir armazenar os recibos impressos, é melhor arquivá-los em pastas. É importante aqui que os documentos permaneçam legíveis por dez anos. Portanto, você deve fazer uma cópia, especialmente com papel térmico, pois o original é sensível à luz e à temperatura.De acordo com o GoBD (princípios para a gestão adequada e armazenamento de livros, registros e documentos em formato eletrônico e para acesso a dados), as notas fiscais eletrônicas devem ser arquivadas eletronicamente.
Ao arquivar, também deve ser assegurado que as faturas sejam à prova de auditoria. Para fornecer segurança adicional ao usar um programa de fatura, você pode exportar suas faturas e armazená-las em um suporte de dados inalterável.
Em princípio, não custa nada manter todas as faturas em formato impresso e eletrônico. Por exemplo, quer o escritório seja vítima de um incêndio ou ocorra um problema com o programa de fatura, você ainda pode apresentar um duplicado de cada fatura ao auditor.
Reservar pagamentos recebidos e efetuados
Todas as faturas devem indicar se e quando foram pagas. Isso é particularmente importante no caso de uma tributação real. Porque, neste caso, você só precisa pagar o imposto sobre vendas à repartição de finanças depois que o cliente realmente tiver pago. Você também tem uma visão geral de sua receita e exceções, bem como faturas recebidas pendentes que você ainda não pagou ou faturas emitidas para as quais você pode ter que escrever um lembrete ou lembrete.
Envie relatórios para a repartição de finanças em tempo útil
Interagir com a administração fiscal também é uma das atribuições dos franqueados. Nesta área, vale a pena agir com consciência para construir uma relação positiva com a autoridade. Neste contexto, a declaração antecipada do imposto sobre vendas (UStVA) tem relevância direta, visto que normalmente é devido mensalmente, principalmente no início da atividade empresarial, e deve ser apresentada à repartição de finanças até ao dia 10 do mês seguinte. Se você sempre registra suas contas e despesas de forma rápida e conscienciosa e as reserva com as respectivas contas a receber e a pagar, o UStVA não é um grande desafio. Aqui também você pode economizar tempo com a ajuda de um programa de contabilidade, como tal relatório para a repartição de finanças geralmente criado automaticamente.
Antes que você perceba, o final do ano financeiro está chegando, e com ele as demonstrações financeiras anuais. Dependendo do tipo de empresa, determinados relatórios devem ser enviados à administração fiscal para apuração do lucro (conta de receitas e excedentes, conta de lucros e perdas, balanço, etc.). Neste ponto, o mais tardar, você deve consultar um consultor tributário, pois são processos bem mais complexos.
Resumindo, entretanto, a contabilidade não é um obstáculo intransponível. Se você estiver bem informado e agir com consciência, poderá dominar essa tarefa como franqueado sem nenhum conhecimento prévio.
Conclusão
Mesmo à primeira vista nas cláusulas decisivas de um contrato de franquia (e sobretudo no contexto do esclarecimento pré-contratual ), os custos decisivos que o futuro franqueado terá de enfrentar devem ser bem visíveis . Uma primeira avaliação do bom funcionamento de um sistema de franquia e de se os honorários correspondentes não se desviam totalmente do normal já pode ser feita no âmbito da análise do contrato de franquia por um advogado especializado. Além disso, no entanto, essas taxas devem ser incorporadas ao seu próprio plano de negócios como itens de custo , o que normalmente também não deve ser feito sem a ajuda de um especialista.
