O método Kanban é uma ferramenta para otimização de processos em empresas de manufatura e está intimamente relacionado ao gerenciamento lean. No entanto, o princípio Kanban se tornou cada vez mais popular na indústria de software nos últimos anos. Neste último contexto, o software Kanban também é usado. Mas o que é realmente o método Kanban? Por que esse método está se tornando popular em tantas empresas estabelecidas em vários setores? Quais são as vantagens para startups e principalmente para fundadores de franquias?
O método Kanban para start-ups de franquia
O método Kanban provou a si mesmo por décadas – ele não é usado apenas em grandes empresas industriais, mas também encontrou seu caminho na indústria de serviços e empresas de software. Se tantas empresas se beneficiam disso, por que não uma franquia também?
Por que uma startup de franquia se beneficia particularmente do Kanban
Com o estabelecimento de uma franquia, o fundador enfrenta obrigações especiais que devem ser cumpridas. Os requisitos de licença do franqueador são apenas uma coisa, cumprir com as demais obrigações contratuais, outra coisa: muitos processos são prescritos pelo menos dentro do framework e um start-up está sempre sob custo e, portanto, pressão de otimização. Isso pode ser neutralizado, contando desde o início com um modelo de processo que incorpora a melhoria contínua como o conteúdo central: o método Kanban.
Como uma start-up em franquia, você tem a vantagem sobre as start-ups “normais” de que muitas coisas importantes e demoradas já foram feitas. Ideia de negócio? Já tentei. Design corporativo? Tudo pronto. Criação de site e marca? O franqueador cuida disso. O foco é, portanto, ainda mais na otimização do processo – os fundadores, em particular, ainda têm muitos parafusos de ajuste para ajustar. Qualquer pessoa que usa o método Kanban desde o início não apenas torna a introdução particularmente fácil, mas também experimenta a otimização do processo ao vivo: com pensamentos abertos e processos que ainda não foram definidos, a fase inicial oferece não apenas o melhor, mas também o mais fácil de potencial de uso para otimização.
Visão geral: é assim que o Kanban funciona
Com Kanban, os fundadores da franquia podem otimizar seus processos – quanto mais cedo, melhor:
- O armazenamento na franquia é minimizado
- Reação rápida e flexível a influências externas
- O modelo estrutural com processos uniformes torna o gerenciamento mais fácil desde o início
- Processos otimizados também otimizam custos – e aliviam a pressão de custos
O método Kanban vem originalmente do método Taiichi Ohno. Taiichi Ohno, que como engenheiro da Toyota estava procurando uma solução para um planejamento de produção mais estável já em 1950, desenvolveu o modelo Kanban para evitar gargalos na produção e gerar prazos de entrega mais curtos, mantendo a qualidade.
É assim que funciona o método Kanban
Existem três colunas principais na abordagem Kanban: To Do, Doing e Done. Basicamente, o modelo é baseado em uma abordagem flexível e as colunas e sua disposição podem ser adaptadas de forma flexível ao projeto e às necessidades. Alguns “quadros Kanban”, portanto, contêm até cinco colunas e os processos de desenvolvimento do produto podem ser melhor capturados. Além disso, uma coluna pode ser criada como um “backlog” em que todas as idéias e tarefas podem ser coletadas.
A fazer: as tarefas são inseridas à esquerda que ainda não foram processadas.
Fazendo: Assim que o processamento de uma tarefa começa, o cartão é movido para a coluna do meio.
Feito: O cartão com as tarefas concluídas é recolhido à direita.
Um quadro Kanban pode ser criado analógico ou digital ou uma combinação de ambos. Trello ou Asana, por exemplo, são adequados digitalmente .
David Anderson é um neurobiólogo americano que redefiniu o modelo Kanban e estabeleceu seis princípios que uma empresa deve considerar ao usá-lo.
6 regras importantes
- Regras claras : regras claras devem ser definidas dentro do processo e deve haver uma definição precisa de como os campos individuais são definidos. Quando uma tarefa é “concluída”.
- O limite da tarefa : Os cartões disponíveis devem ser limitados a fim de limitar o volume da tarefa. Isso garante que não haja muitas tarefas em execução ao mesmo tempo e que mais foco possa ser colocado nos resultados individuais.
- O fluxo de trabalho : A prioridade também deve ser dada nas colunas individuais e os cartões devem ser organizados em ordem decrescente dentro de uma coluna.
- O processo de melhoria contínua : Dentro do processo, é importante melhorar continuamente a eficiência dos métodos de trabalho.
- Liderança correta : o aspecto mais importante é que os funcionários em todos os níveis assumam a responsabilidade pelo processo e estejam ativamente comprometidos com a melhoria e a otimização.
- Modelos diferentes : O uso de outros modelos , como a teoria do gargalo, teoria da complexidade ou TI enxuta, pode ajudar a compreender melhor os processos e encontrar soluções mais eficientes.
Como todo método, o modelo Kanban também tem vantagens e desvantagens em uso.
Uma vantagem para o trabalho de projeto é a redução no esforço de gerenciamento e uma velocidade de trabalho crescente. A motivação para o trabalho de cada funcionário também aumenta. As desvantagens podem ser que um pré-requisito importante é que as habilidades dos funcionários se sobreponham. Além disso, os pacotes de trabalho devem ser claramente delimitados uns dos outros.
O que o método Kanban pode fazer?
Com a ajuda do método Kanban (aqui vamos para o treinamento Kanban ), os processos nas empresas podem ser otimizados, sejam elas grandes ou pequenas franquias: Um exemplo é minimizar a quantidade de armazenamento. Além disso, problemas no processo de produção podem ser identificados e eliminados mais rapidamente. Porque? Porque os processos de uma cadeia de produção se comunicam entre si e os erros na comunicação por meio de um determinado sistema são imediatamente perceptíveis:
Visualização do processo ou troca de informações
Os processos em um sistema Kanban se comunicam: um processo sinaliza para o outro, por exemplo, que (quase) não há mais mercadorias disponíveis e, portanto, devem ser reproduzidos de acordo. Os meios de comunicação podem ser completamente diferentes – uma base de dados digital, um cartão de produto ou apenas uma caixa vazia.
Sistema puxado
Quando um processo solicita mercadorias de outro, esse outro é o processo upstream. Esse tipo de transferência de produto de um processo para outro é conhecido como sistema pull: um processo solicita mercadorias do que está à sua frente quando precisa delas, após o que são produzidas. Eles não são produzidos em estoque! Obviamente, ainda é necessária uma pequena instalação de armazenamento provisório ou um buffer nas estações atribuídas aos processos.
Kaizen: melhoria contínua
O termo falado Kaizen, que vem do japonês, significa algo como “melhoria contínua”. Mas apenas aqueles que conhecem seus problemas podem melhorar. Para localizá-los, um grande número de índices como o rendimento ou a taxa de erro são usados para identificar o potencial de melhoria.
O que é Kanban de software
O termo software Kanban descreve assim como Scrum um método para desenvolvimento de software no que diz respeito ao gerenciamento ágil de projetos. Se uma empresa de software apresenta um sistema Kanban, isso geralmente pode ser reconhecido por um grande quadro que mostra as etapas de trabalho individuais no projeto em tempo real, o chamado quadro Kanban. Mas não apenas um quadro com muitas notas adesivas serve a este método ágil de gerenciamento de projeto, reuniões diárias, perspectivas retro e relatórios e monitoramento significativos também são ferramentas dentro do Kanban de software. Um sistema Kanban em uma empresa de software também segue o esquema acima (visualização, puxar e kaizen), mas usa ferramentas diferentes. Em vez de caixas vazias, por exemplo, o quadro Kanban é usado quase exclusivamente para visualização. Os parágrafos a seguir mostram as respectivas especialidades do software Kanban:
Visualização do processo de trabalho usando o quadro Kanban
Provavelmente o elemento mais importante no que diz respeito à visualização do processo de trabalho é o quadro Kanban. Esta é uma tabela cujas colunas são atribuídas a um status no processo de trabalho. Freqüentemente, são os seguintes estados:
- Backlog
- Em planejamento
- Em progresso
- Testando
- Sair da cama
- Produtivo
Conseqüentemente, o desenvolvimento de um programa de software ou de seus pacotes de trabalho individuais passa por essas seis etapas até a conclusão. Cada pacote de trabalho é um “pedaço de papel”, geralmente um post-it. Com este tipo de visualização, é sempre possível ver o estado atual do andamento de todo o projeto e, em particular, o andamento de um pacote de trabalho individual. Também é imediatamente aparente se há um engarrafamento ou se um pacote de trabalho não progride há muito tempo ou causa muito esforço.
Sistema pull também no software Kanban
Assim como no sistema de produção, no software Kanban, os pacotes de trabalho são repassados etapa a etapa de acordo com o sistema puxado. Portanto, a próxima etapa pega seu pacote do anterior. Segue-se imediatamente que nas duas etapas “Em andamento” e “Teste” ou em cada etapa real de trabalho, é feita uma distinção entre se o pacote está sendo processado ou já foi concluído. Isso garante que apenas os pacotes concluídos sejam repassados.
Para que o quadro Kanban e o sistema pull realmente mostrem suas vantagens, no entanto, é necessário mais: as etapas de trabalho individuais devem ser limitadas em termos da capacidade dos pacotes de trabalho. Por um lado, isso garante que nenhuma equipe atribuída à etapa de trabalho fique sobrecarregada – por outro lado, os gargalos podem ser identificados muito rapidamente, pois o limite leva a um atolamento se houver problemas com a etapa de trabalho correspondente.
Além disso, o conteúdo da informação na tira de papel ou na nota com o pacote de trabalho também desempenha um papel: Há muita liberdade aqui, dependendo do projeto ou pacote. Por exemplo, detalhes sobre clientes e funcionários ou prazos e carimbos de data / hora para um melhor rastreamento seriam possíveis.
Melhoria contínua no software Kanban
Um melhor rastreamento é parte do monitoramento necessário no software Kanban: o máximo de dados possível sobre o processo é coletado para gerar conhecimento que seja ilustrado de forma significativa no contexto de relatórios bem elaborados – para tomar as decisões corretas. Exemplos de métricas importantes ou KPIs (índices) são, como é o caso de empresas de manufatura com Kanban, rendimento ou tempo de rendimento. A taxa de erro, o tempo médio de trabalho por pacote ou a carga de trabalho das equipes também são indicadores importantes.
Se um problema for reconhecido por um índice ou quadro Kanban, existem várias maneiras de reagir a ele. O enxame é um deles: aqui, muitos funcionários “enxameiam” para fora ou estão acostumados a resolver o problema a fim de eliminá-lo o mais rápido possível. Estratégias como essas podem ser iniciadas, por exemplo, por meio de reuniões diárias ou, se necessário, podem ser iniciadas pelo gerente de projeto. Além das reuniões diárias, devem ocorrer retrospectivas mensais em que o passado é examinado a fim de encontrar potencial de otimização.
Benefícios do Kanban para startups e empresas de franquia
As startups se beneficiam do Kanban com a introdução de um método de gerenciamento de projeto ou gerenciamento de processo que permite organizar e controlar seu trabalho da forma mais eficiente possível – sem que o sistema subjacente seja muito complexo. Porque Kanban não é apenas fácil de aprender, mas também barato e, acima de tudo, pode ser introduzido gradualmente. Os gerentes de projeto não precisam converter todo o processo imediatamente, mas podem prosseguir passo a passo. Isso também diminui o risco de falha na implementação. Além disso, o Kanban leva rapidamente a resultados visíveis. Além disso, Kanban pode ser aplicado a muitas áreas – como mostrado, por exemplo, para empresas de software. Para empresas de franquia – A vantagem é que os funcionários podem ser treinados com rapidez e facilidade. Além disso, ao configurar uma franquia, é particularmente eficaz usar o método Kanban desde o início: porque lá, a aceitação de mudanças nos processos por parte dos funcionários ainda é máxima, e a visão ainda é ampla e abrir.
