Lista de tarefas, lista de tarefas, lembretes … Nós os amamos tanto quanto os odiamos. Adoramos eliminar tarefas que já foram concluídas. Sentimos uma terrível frustração quando muito – senão mais – permanece que não realizamos até o final do dia. Como sair dessa contradição? Aqui estão 5 dicas para aproveitar a lista de tarefas sem cair em suas armadilhas.
1. O alívio das prioridades
Na maioria das vezes, a lista de tarefas parece uma lista de compras. Ela aplaina tudo. Uma linha é igual a uma linha. No entanto, temos tarefas com muito maior valor agregado do que outras. A primeira armadilha da lista de tarefas é convidar-nos a realizar primeiro as pequenas tarefas sem importância, com muito mais rapidez do que aquelas com apostas mais altas que exigem reflexão. Isso nos dá o prazer de riscar as primeiras linhas de nossa lista de tarefas desde o início do dia. Mas aumentamos a frustração no final do dia, quando descobrimos que o essencial não foi feito.
Uma boa forma de aliviar a nossa lista de afazeres é desenhar na nossa ficha os 2 eixos da matriz de prioridades , urgentes e importantes, e depois organizar as nossas tarefas nos 4 mostradores. Não faremos tudo em um dia, mas precisamente. A Matriz de Prioridades nos ajuda a discernir o que precisamos fazer hoje a qualquer custo, o que podemos planejar ou negociar. Mais do que uma lista de tarefas, a matriz de prioridades é uma ferramenta de antecipação. Permite-nos fazer uma lista de tarefas há muito vencidas e inscrevê-las no nosso diário para não as esquecer … sem deixar que pesem na nossa lista de tarefas do dia-a-dia.
2. A espessura do vão
A principal desvantagem da maioria das listas de tarefas é que elas não indicam a duração das tarefas. Corremos o risco de acabar com uma longa lista de coisas para fazer, cada uma das quais levará entre 5 minutos e 3 horas. Nosso cérebro, portanto alheio à carga de trabalho e ocupado fazendo uma lista exaustiva, tenderá a adicionar tantas linhas quanto possível. Ansiedade e desânimo.
Ao contrário, quando indicamos a duração das tarefas, também podemos calcular o tempo cumulativo para realizar tudo o que anotamos em nossa lista de tarefas. Compreendemos então as nossas frustrações ao final do dia: sem perceber, tínhamos planejado 12 ou 15 horas de trabalho! E, novamente, isso sem contar os imprevistos que com certeza acontecerão durante o dia.
Tenha cuidado, estimar durações é um exercício delicado. A maioria de nós tende a subestimar quanto tempo é realmente necessário. Porque nossa mente é mais rápida que nossas mãos, porque cada interrupção tem um custo de recomeçar, porque faltam informações que devemos buscar, etc. Para tornar nossas estimativas mais confiáveis, vamos comparar os tempos planejados e reais. Então vamos dar uma margem de segurança. Percebo que faço um orçamento de 30 minutos e consome 45 regularmente? Eu aplico um coeficiente de correção de 1,5 às minhas estimativas.
3. A eficácia da ferramenta
Existem muitos aplicativos para gerenciar listas de tarefas, para não mencionar a função de “tarefas” de softwares como o Outlook. Embora a maioria ofereça a possibilidade de definir um nível de prioridade e lembretes, a noção de tempo de execução ainda está faltando. Aqueles que permitem atribuir tarefas a outras pessoas e monitorar seu progresso são interessantes no contexto de projetos ou trabalho colaborativo. Mas, individualmente, seu interesse é questionável.
Na verdade, os mais sofisticados levam tempo para configurar. Às vezes você tem que visitar várias telas para salvar os parâmetros como a prioridade, a data em que queremos terminar a tarefa, e às vezes a pasta que permite vincular várias tarefas entre eles. O gerenciamento de tarefas é certamente uma tarefa importante, mas não deve ocupar o tempo dedicado a realizá-las por conta própria!
Para uso pessoal, finalmente, 2 ferramentas muito simples são suficientes:
- a agenda: que mostra claramente as durações e dá uma ideia precisa da carga de trabalho,
- a lista de afazeres “post-it ™” (ou caderninho): para que não se esqueça de tarefas para fazer durante o dia – e sobretudo pelo prazer de riscar as que já foram realizadas. Essa lista de tarefas será ainda mais eficaz se for desenvolvida com o método LIMITER.
4. O método LIMITER
Inspirado por François Delivré , o método LIMITER supera as armadilhas das listas de tarefas clássicas. É particularmente apreciável em tempos de sobrecarga, quando tendemos a trabalhar tarde da noite para compensar o que não fomos capazes de fazer durante o dia.
Porque antes de ser um método, LIMIT é antes de tudo uma palavra. Limite a amplitude de nossos dias de trabalho. A que horas queremos começar e parar de trabalhar amanhã? Subtraia desta duração o tempo dos intervalos (almoço, máquina de café, discussões no corredor, etc.) e obteremos o tempo realmente disponível para realizar as tarefas.
LIMITER é então a sigla que dá nome ao método:
- O ister todas as tarefas que queremos fazer amanhã.
- I nclude desde o início, uma tarefa “imprevisto”, calculado com referência aos últimos dias (1h? 2h?).
- M éter priorizado com esta série de perguntas: “Se eu pudesse fazer uma coisa amanhã, qual seria? E se eu pudesse fazer um segundo? etc. “
- I ndiquer para cada tarefa de tempo estimado (com uma ponderação).
- T otalize as durações conforme você avança.
- … elimine as tarefas fora dos limites: passe para a próxima, planeje ou exclua-as.
- R o execute as tarefas na ordem pela manhã.
Concretamente, nossa lista de tarefas LIMITER se resume a uma tabela com 3 colunas. O primeiro para as tarefas que rapidamente adquirimos o hábito de escrever diretamente na ordem de nossas prioridades. O segundo para indicar a duração de cada tarefa. O último a fazer o total cumulativo das durações em cada linha. Graças a essa lista de tarefas aprimorada, começamos nossos dias com o básico. Lidaremos com tarefas menos importantes se, felizmente, houver menos imprevistos amanhã do que ontem.
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5. Um truque procrastinador
Resta lidar com a tentação irreprimível de começar com tarefas de curto prazo pelo prazer de cruzar as linhas de nossa lista de tarefas pendentes. Essa prática, bem conhecida dos procrastinadores, nos dá a ilusão de seguir em frente. Acima de tudo, permite-nos adiar constantemente o trabalho substantivo , mais exigente em termos de carga mental.
John Perry , grande procrastinador, nos dá seu truque secreto para iniciar arquivos grandes. É suficiente dividir o trabalho em micro-tarefas às vezes triviais. Por exemplo, localize fontes documentais para alimentar o artigo:
- (Re) leia a primeira fonte, leia a segunda, etc.
- Faça um mapa mental resumindo as idéias-chave.
- Encontre o ângulo de ataque do meu artigo.
- Coloque os títulos do plano.
- Escreva a introdução.
- Escreva a parte 1, etc.
- Releia tudo e corrija o estilo.
- Leia novamente para rastrear erros e erros de digitação.
- Encontre uma imagem para ilustrar o artigo.
Ahhh! Tantas linhas a cruzar para escrever um artigo de blog! Felicidade.
