Os cronogramas de tarefas desempenham um papel importante para os processos nas empresas ou franquias , pois cada funcionário pode ver neles quais os dias que tem para trabalhar, a que horas ou quantas horas trabalham por mês. Portanto, a criação de escalas de serviço é uma tarefa extremamente importante e ao mesmo tempo responsável, na qual se deve considerar alguns critérios e pensar previamente em uma estratégia.
Você deve considerar isso antes de criar uma escala de serviço
Hoje em dia, as escalas de serviço podem ser criadas da maneira clássica com caneta e papel ou com a ajuda de uma ferramenta ou aplicativo. Criar uma escala de serviço com Papershift , por exemplo, é muito fácil e os usuários não precisam de nenhum conhecimento prévio especial de operação.
Independentemente da forma como uma escala de serviço é criada , sempre há alguns critérios que devem ser levados em consideração. A criação de uma escala de serviço não é uma tarefa fácil e geralmente leva várias horas ou dias. No entanto, é extremamente importante trabalhar com muito cuidado aqui para que o planejamento não mostre nenhuma fraqueza séria no final e nenhum turno seja insuficiente. Porque na pior das hipóteses, isso pode afetar todo o processo de produção de uma empresa.
As seguintes situações devem ser levadas em consideração ao criar escalas de serviço:
- Há mais de um turno por dia?
- São usados funcionários de meio período e período integral?
- Você também trabalha nos finais de semana e / ou feriados?
- Diferentes qualificações / campos ocupacionais devem ser levados em consideração no planejamento?
Uma boa lista deve incluir esses pontos
Ao criar uma lista, é importante considerar os seguintes critérios. Provavelmente, você nunca será capaz de agradar a todos os funcionários, mas se levar em consideração os critérios a seguir durante a criação, você pelo menos fez tudo ao seu alcance para fazer justiça a todas as partes.
Objetivos da empresa
Ao criar uma lista de deveres, os objetivos da empresa devem estar sempre em primeiro lugar. Isso significa que todos os turnos devem ser dotados de um número suficiente de funcionários qualificados, devendo também estar atento aos custos. Para isso, as horas extras devem ser evitadas tanto quanto possível e os trabalhadores baratos devem ser planejados tanto quanto possível.
Requerimentos legais
Tal como os interesses da respectiva empresa, os regulamentos legais desempenham sempre um papel extremamente importante na constituição das escalas de serviço. Por exemplo, os períodos mínimos legais de descanso entre dois turnos, as horas de trabalho diárias e semanais máximas e os dias compensatórios para o trabalho aos domingos ou feriados devem ser tidos em consideração no planeamento.
Além disso, as regulamentações da Lei Federal de Férias, da Lei de Proteção à Maternidade, da Lei de Proteção ao Trabalho Juvenil, da Lei das Pessoas com Deficiência Severa ou da Lei do Salário Mínimo também devem ser levadas em consideração.
E, em casos especiais, até mesmo decisões judiciais podem ter impacto na programação de tarefas. Com todos os requisitos legais, é particularmente importante que eles sejam implementados com muito cuidado, caso contrário, a empresa pode ter problemas.
Conteúdo do contrato dos funcionários
Os contratos de trabalho dos trabalhadores podem conter várias cláusulas que devem ser tidas em consideração na elaboração da escala de funções. Para além das horas de trabalho regulamentadas no contrato de trabalho, inclui também direito a férias, regulamentação de horas extraordinárias e sobretaxas acordadas, por exemplo, trabalho nocturno ou turnos aos fins-de-semana e feriados.
Desejos do empregado
Para que uma escala de serviço seja cumprida conforme o planejado, ela depende, antes de tudo, dos funcionários. Por este motivo, os desejos dos colaboradores devem ser sempre tidos em consideração ao criar, pelo menos se isso for possível. Aqui, é particularmente importante ser justo com todos os funcionários, pois ninguém deve ser negligenciado. Isso significa que os desejos de um funcionário que não tem folga há muito tempo devem prevalecer sobre os desejos de um funcionário cuja conta de trabalho apresenta grande absenteísmo ou que teve desejos realizados recentemente.
Além disso, as tarefas impopulares devem, se possível, ser distribuídas alternadamente, pois desta forma nenhum dos funcionários tem motivos para reclamar.
Critérios ergonômicos
Os critérios ergonômicos também devem ser sempre levados em consideração ao criar cada escala de serviço. Uma das recomendações mais relevantes é que os funcionários não devem ter mais do que quatro turnos noturnos consecutivos e que, se possível, nenhuma mudança deve ocorrer entre os turnos da manhã e da noite.
As empresas que não levam em consideração esses critérios colocam em risco a saúde de seus funcionários que trabalham em turnos a longo prazo.
Protegendo os turnos
O absenteísmo espontâneo de funcionários deve sempre ser considerado em uma lista de deveres. Por isso, em caso de dúvida, é melhor agendar um funcionário adicional ou poder ser chamado de plantão do que ficar com falta de pessoal no final de um turno. Porque na pior das hipóteses, isso poderia significar uma perda de vendas para a empresa.
Notificação antecipada
Por último, mas não menos importante, uma escala de serviço não deve de forma alguma ser emitida no último minuto e apresentar à força de trabalho um fato consumado. Nesse caso, você pode estar preparado para uma série de reclamações de funcionários.
Um anúncio antecipado, por outro lado, dá aos funcionários a oportunidade de trocar de turno e conciliar o horário de trabalho com o planejamento privado.
A boa lista de deveres: critérios e estratégias
Você pode criar a escala de serviço com lápis e papel, em uma planilha ou com uma solução de software especial. Não importa com qual ferramenta você trabalha: o planejamento sempre requer os critérios de planejamento certos e uma estratégia adequada.
Escrever uma boa lista é um desafio. Um planejador de tarefas geralmente precisa de várias horas ou mesmo dias para essa tarefa. Isso não é surpreendente, porque o trabalho é exigente.
Em particular, se um ou mais dos seguintes critérios se aplicarem à sua tarefa de planejamento, vale a pena abordar o assunto sistematicamente:
– Mais de um turno por dia deve ser atendido para programação de serviço .
– Part-Time funcionários e de tempo integral são usados em planejamento .
– Os trabalhos devem ser realizados aos fins-de – semana ou feriados .
– Diferentes qualificações ou tarefas devem ser levadas em consideração no planejamento.
Que critérios uma boa lista deve atender?
Uma boa lista deve atender a uma série de critérios, que examinaremos com mais detalhes aqui.
1. Objetivos operacionais
Em primeiro lugar, é claro, uma escala de serviço deve atingir o objetivo principal de planejamento: O número necessário de funcionários é alcançado com a qualidade exigida em todos os turnos.
Outra meta geralmente é usar mão de obra barata e evitar horas extras para manter os custos operacionais baixos.
2. Requisitos legais
Os critérios estatutários devem sempre ser respeitados ao planejar turnos. A Lei do Horário de Trabalho deve ser mencionada aqui em primeiro lugar.
O período mínimo de descanso entre os turnos é particularmente relevante para o planejamento . No entanto, o tempo máximo de trabalho diário, o tempo máximo de trabalho semanal e os dias compensatórios para o trabalho aos domingos e feriados também devem ser considerados no planejamento.
Outras leis que desempenham um papel na programação de tarefas são, por exemplo, a Lei Federal de Férias , a Lei de Proteção à Maternidade , a Lei de Proteção ao Trabalho Juvenil , a Lei para Deficientes Severos e a Lei do Salário Mínimo .
Além das leis trabalhistas, as decisões judiciais individuais também exigem consideração especial na programação de tarefas.
A conformidade com as leis pode ser verificada por autoridades de supervisão, como a autoridade de supervisão do comércio, ou serviços de avaliação, como o Serviço Médico de Seguro Saúde (MDK).
Leis e regulamentações específicas do setor também devem ser levadas em consideração. Por exemplo, a Portaria de Limites Inferiores do Pessoal de Enfermagem (PpUGV) em clínicas regulamenta o número máximo de pacientes que podem ser atribuídos a cada enfermeiro.
3. Contratos de funcionários
Outros critérios resultam dos contratos de trabalho dos funcionários e dos acordos de serviço e de empresa válidos.
Em particular, isso regula o horário de trabalho, férias, contas de tempo de trabalho, horas extras, suplementos (por exemplo , trabalho noturno , feriados ) e subsídios, bem como o uso em serviços especiais (serviços de plantão, serviços de plantão, trabalho de plantão, etc.).
4. Aceitação do funcionário
Uma lista de deveres permanece e diminui com a aceitação dos funcionários. O planejador de tarefas deve, portanto, tentar levar os desejos dos funcionários em consideração, tanto quanto possível.
A justiça também é um critério de planejamento importante. Os serviços impopulares – por exemplo, feriados como o Natal – devem ser distribuídos de forma justa entre os funcionários.
5. Critérios ergonômicos
Critérios ergonômicos como “não mais do que 4 turnos noturnos consecutivos” e “mudar do turno da manhã para o final da noite e não vice-versa” também devem ser levados em consideração no planejamento.
Caso contrário, há um risco maior de os funcionários que trabalham em turnos ficarem doentes a longo prazo.
6. Planejamento robusto
Afinal, uma boa escala de serviço também deve compensar a possível perda de funcionários individuais e mudanças de curto prazo nos requisitos.
Essa margem de manobra garante um planejamento constante, o que não só garante a confiabilidade, mas também economiza um reajuste trabalhoso.
7. Publicação antecipada
Uma boa escala de serviço não é menos caracterizada pela publicação antecipada. E permite que os funcionários coordenem suas consultas particulares com suas obrigações profissionais em longo prazo. Isso cria segurança no planejamento além do serviço, aumenta a motivação e evita conflitos.
Metas conflitantes no planejamento
Objetivos conflitantes nem sempre podem ser evitados. Existem funcionários que gostam de trabalhar regularmente no turno da noite ou nos finais de semana , embora isso não seja benéfico para a saúde e contrarie os princípios ergonômicos.
As horas extras nem sempre podem ser evitadas se determinados serviços estiverem disponíveis. As necessidades das operações diárias e as preferências pessoais dos funcionários não necessariamente se harmonizam entre si, mesmo com um planejamento cuidadoso.
Gerenciamento de interrupção
O mesmo também se aplica à gestão de falhas: muito poucos funcionários ficam felizes por serem despedidos de seu tempo livre para espontaneamente substituir os colegas por doença. O planejamento de longo prazo com o envolvimento dos colaboradores não só evita que eles tenham que lidar com eles, mas também os motiva por meio da transparência. Você pode descobrir mais sobre isso em nossa postagem do blog Como faço para melhorar meu gerenciamento de falhas?
Qual é a melhor estratégia?
1. Crie a lista com base na última programação
Com essa estratégia, o último plano serve como uma “cópia master”. Em uma segunda etapa, o “plano antigo” é adaptado às novas circunstâncias, como uma mudança na disponibilidade de funcionários.
Essa estratégia funciona razoavelmente bem para o planejamento semanal, mas não tão bem para o planejamento mensal.
2. Crie a escala de serviço com base em uma programação de rolagem
Uma programação de rolagem, também conhecida como escala de serviço básico ou plano mestre, é uma sequência recorrente de turnos que é inicialmente projetada independentemente do funcionário.
O desenvolvimento de um “bom plano de rolamento” consome tempo e requer algum conhecimento. Uma vez criado, no entanto, torna o agendamento de tarefas muito mais fácil. Além disso, um alto nível de segurança de planejamento para os funcionários pode ser alcançado por um longo período de tempo, o que leva a um alto nível de aceitação.
Você pode ver como um cronograma de distribuição é desenvolvido em nosso conhecimento de programação de turnos de postagens de blog : cronograma de distribuição .
3. Crie a escala de serviço com base nos desejos do funcionário
Em muitos casos , os funcionários já sabem como gostariam de trabalhar. Os “desejos coletados” podem servir de base para a escala de serviço.
Na prática, essa abordagem é apenas um acréscimo, já que serviços impopulares geralmente não podem ter pessoal adequado.
4. Os funcionários escrevem sua própria lista
O autoplanejamento dos funcionários está relacionado ao planejamento de desejos. O planejador de tarefas escreve as funções a serem cumpridas e os próprios funcionários inserem-se na programação.
O autoplanejamento sofre de problemas semelhantes aos do planejamento de desejos. Os serviços impopulares geralmente só podem ser preenchidos de forma insuficiente. Além disso, os funcionários mais rápidos geralmente obtêm os “melhores serviços”. A justiça é deixada de lado.
5. Combine várias estratégias
Algumas das estratégias listadas podem ser facilmente combinadas entre si, por exemplo, a programação de rolagem com o planejamento desejado. No final, no entanto, o planejador de tarefas deve sempre decidir sobre a distribuição de funcionários, caso contrário, as metas operacionais, ou seja, preencher as funções necessárias de forma adequada, não podem ser alcançadas.
O ideal é que os funcionários coordenem uns com os outros em equipes e distribuam seus serviços de maneira justa. Projetos modelo como o GamOR do Instituto Fraunhofer , no qual a SIEDA GmbH também está fortemente envolvida , estão pesquisando como isso pode ser implementado no setor de cuidados e como os funcionários podem se divertir participando do agendamento de tarefas .
E nosso blog de fevereiro anterior, Viva la care! sobre o tema das enfermeiras estrangeiras mostra como, com boa vontade e um pouco de sorte, todos os colaboradores de uma equipa podem gozar férias com a família sem deslocações.
Dica :
Uma solução profissional e simples para implementar as estratégias acima mencionadas na escala de serviço é, por exemplo, biduum ® . Este aplicativo online possui uma interface de programa intuitiva e uma ampla gama de funções. E há muito mais a ser dito sobre o uso desse software profissional, porque ele é:
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- pode ser visto em qualquer lugar e permite a comunicação com o planejador
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Oportunidades para resolução de conflitos
Nem todos os conflitos podem ser facilmente evitados ao criar uma escala de serviço. Porque sempre há funcionários que, por motivos religiosos, preferem trabalhar nos feriados nacionais, enquanto outros trabalham permanentemente à noite. Neste caso, deve-se encontrar um compromisso entre as especificações ergonômicas e os desejos dos funcionários que satisfaçam ambas as partes.
E horas extras nem sempre podem ser evitadas, especialmente quando se trata de contratar vários turnos com a maior igualdade possível. Neste caso, basta compreender que os requisitos de uma empresa nem sempre podem ser totalmente conciliados com os desejos dos colaboradores ou com as disposições legais.
Outra possibilidade de prevenção de conflitos é a gestão de falhas a longo prazo e sensata, desta forma, as doenças espontâneas dos colaboradores podem reagir rapidamente, para as quais é, no entanto, inevitável envolver os colaboradores no planeamento o mais cedo possível. Entre outras coisas, contribui para maior transparência entre os colaboradores e maior segurança no planejamento por parte da empresa.
